Na een jaar ervaring met het Talent Acquisition Platform kan KBC de eerste conclusies trekken. Volgens projectleider Frank Stumpe is het nieuwe aanwervingssysteem onklopbaar op het vlak van snelheid: het duurt nog gemiddeld tien dagen om een kandidaat te selecteren en een contract aan te bieden.
De eerste doelstelling van KBC om het platform op te zetten, was de kwaliteit van de aanwervingen te verbeteren. “Kandidaten melden zich aan op het systeem en laden hun curriculum vitae op. Het programma analyseert dat cv en beslist of de sollicitant aan de minimale voorwaarden voldoet. Gewoonlijk moet de kandidaat minstens een bachelordiploma behaald hebben. Als dat zo is, leggen de kandidaten meteen een aantal testen online af: een persoonlijkheidstest, een redeneerproef en ze stellen zichzelf voor en beantwoorden een aantal vragen in een video-interview. Als die resultaten binnen zijn, gaat de rekruteerder voor het eerst echt aan de slag. Op dat ogenblik beschikt hij of zij over veel meer informatie dan vroeger. Toen was er alleen het cv, nu is dat aangevuld met testresultaten én de tekst van het videogesprek. Die veelheid van kwalitatieve informatie maakt dat onze rekruteerders rekening kunnen houden met meer aspecten bij hun beslissing”, zegt Frank Stumpe.
Een stuk van de kwaliteit van die beslissing is ook de grotere objectiviteit. De analyse van het cv door het systeem is volledig gericht op het detecteren van competenties van de kandidaat. De applicatie werkt met de Esco-database van de Europese Commissie en gaat op zoek naar de skills van de kandidaten zelfs als die niet expliciet vermeld zijn, maar wel afgeleid kunnen worden. “We gaan ook op zoek naar de combinatie van de competentie en de omgeving waar die het best tot zijn recht komt. Iemand kan commercieel goed zijn, maar het maakt nog een verschil of die in een winkel of bij een autodealer werkt. Het grote voordeel van de automatische analyse op basis van een bias free-databank is dat we ook een objectief resultaat krijgen. Zeker voor kandidaten met een andere achtergrond maakt dat een groot verschil. Het is een groep die vroeger sneller werd afgewezen op basis van het aanvoelen van een rekruteerder. Nu krijgen ze veel meer de kans om alle tests af te werken en zo hun kwaliteiten aan te tonen. Ze stoten verder door in de proeven. Dat maakt het aanbod groter”, zegt Frank Stumpe.
KBC dwingt rekruteerders ook om beslissingen correct te motiveren. “Die argumenten moeten gaan over de competenties van de kandidaten. Uit reacties weten we intussen dat bijvoorbeeld allochtone kandidaten dat ook zo aanvoelen. In het nieuwe aanwervingsproces krijgen ze altijd een correcte kans en dan vinden ze het ook niet erg wanneer ze afgewezen worden op objectieve gronden.”
Eens de kandidaten toegang krijgen tot de procedure bepalen zij zelf het tempo van de verschillende stappen die ze doorlopen. “Gemiddeld bedraagt die doorlooptijd nu 10 dagen terwijl dat vroeger 25 dagen duurde. Maar er zijn ook heel wat kandidaten die alle tests en proeven op één dag afleggen. We denken dat die snelheid een groot voordeel kan zijn in de huidige war for talent. Andere sollicitanten nemen dan weer de tijd tussen elke stap, ook in functie van de eigen beschikbaarheid. In beide gevallen hebben zij de regie in handen van hun procedure en dat alleen al waarderen de kandidaten enorm.”
Kandidaten die zeer snel gaan, geven de rekruteerders niet eens de kans om in te grijpen. “Maar wanneer sollicitanten twee dagen niet actief zijn, krijgen zij wel een persoonlijke mail om ze aan te zetten om verder te gaan. Dat verloopt ook automatisch. De rekruteerders reageren vooral op vragen van de sollicitanten”, zegt Frank Stumpe.
De rekruteerders zijn niet meer bezig met de administratie en de organisatie van de tests en gesprekken. Die workflow regelt het platform zelf. “Dat maakt dat ze zich concentreren op hun kerntaak. En dat is evalueren. De tool kan zelf analyses maken van het cv, de testen en het video-interview. Het systeem leidt de kandidaten automatisch doorheen de stappen. De definitieve evaluatie gebeurt door de rekruteerders,” legt Frank Stumpe uit.
“In de loop van 2022 hebben 3.000 kandidaten zich ingeschreven via ons Talent Acquisition Platform. We hebben er 275 aangeworven. Dat is iets minder dan de helft van het totale aantal aanwervingen bij KBC in die periode. Het gaat in de eerste plaats om commerciële en administratieve bedienden. We gaan ervan uit dat een aantal functies niet geschikt zijn voor het systeem, zoals leidinggevenden en topexperten. Anderzijds werft KBC ook aparte profielen aan zoals een sommelier of een archivaris. Dat zijn unieke profielen. Daarvoor heeft het geen zin om een geautomatiseerd traject op te zetten”, zegt Frank Stumpe.
Een belangrijk resultaat voor KBC is dat het nieuwe systeem de communicatie met de kandidaten verbetert. “Dat hebben we laten onderzoeken door een groep experten aan de KU Leuven en we hebben zelf ook een ondervraging gedaan bij de mensen die de nieuwe procedure hebben doorlopen. Daaruit blijkt dat ze blij zijn met drie zaken: de snelheid, de controle over de procedure en de feedback van KBC”.
Daarnaast kan KBC dankzij de efficiëntie van het rekruteringsproces de eigen medewerkers ook beter inzetten. Die kunnen nu focussen op de complexere taken en hoeven zich niet meer te bekommeren om planning en administratie. “We sparen ook heel wat geld uit omdat we nu heel wat assessments op ons eigen systeem uitvoeren en analyseren. Daar hebben we geen externe dienstverleners meer voor nodig. Zo sparen we een groot bedrag uit.”
Kader
“Neen. De bias treedt op wanneer het algoritme rekening houdt met een referentiegroep. Dat gebeurt vaak wanneer het algoritme getraind wordt met de data van de eigen werknemers. Dan treedt er vanzelf een bias op tegen kandidaten die daarvan afwijken. Ik ben ervan overtuigd dat we dat vermijden door te werken met de ESCO-database van de Europese Commissie én omdat alle finale beslissingen door de rekruteerder zelf gemotiveerd genomen worden op basis van data”, zegt Frank Stumpe.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
