Bedrijven die software willen voor het beheer van hun hr staan voor de keuze tussen een allesomvattend ERP-systeem en specifieke standalonesoftware. Die beslissing heeft verstrekkende gevolgen voor de efficiëntie, flexibiliteit en kosten. Een overzicht van de voor- en nadelen.
Een hr-afdeling die niet over software beschikt, dat is al lang geen scenario meer, steekt Danielle Jacobs, ceo van Beltug, de Belgische vereniging van IT-beslissers, van wal. Bedrijven hebben twee opties om hun hr-processen te beheren: ofwel doen ze dit via op zichzelf staande hr-software of via een hr-module in een ERP-systeem. Het ene systeem is niet beter dan het andere”, zegt ze. “Veel hangt af van het bedrijf. Vaak beslist het management welk systeem het wordt, omwille van de productieplanning of de facturatie.”
Daar sluit Jocelyn Darbroudi, voormalige cio van Securex, zich bij aan. Niet alles wat ERP - in de klassieke definitie - kan aanbieden, is geschikt voor elk bedrijf. “Het is belangrijk om te vertrekken vanuit de noden van de organisatie”, zegt ze. “Bedrijven met een uitgebreide productie, voorraadbeheer of logistiek kunnen baat hebben bij een ERP-systeem. Een dienstverlenend bedrijf – waarvan de enige assets de medewerkers zijn - heeft niet alles nodig van dat ERP-systeem.”
Vraag is wat het bedrijf met de data beoogt. Dat is volgens Jocelyn Darbroudi de kern van het verhaal. “Als je het met een spreadsheet kan doen, wees dan eerlijk met jezelf en gooi geen geld weg. Is je laptop niet sterk genoeg om al die data te verwerken, dan weet je dat je de analyticsnoden grondiger moet bekijken en de juiste expertise en systemen erbij moet bouwen.”
De noden van de organisatie en de beperkingen in expertise goed kennen, zijn volgens haar de belangrijkste elementen in het beslissingsproces. “Als je rekening houdt met die twee factoren, zul je ook geen stress kennen bij die keuze. Is data-integratie binnen het bedrijf een sterke competentie, dan moet je niet bang zijn om vijf systemen te integreren. Is dat wel een probleem, dan zal het je veel tijd kosten om te regelen en dan evolueer je beter richting één platform.”
Enkele jaren geleden stond Deme voor de keuze: best of breed (de beste oplossing in zijn soort) of best of suite (een totaaloplossing bij één partij). “Een bedrijf moet mee zijn met zijn tijd en zijn groei, zowel in omvang als in complexiteit”, zegt Hans Casier, chief human resources officer bij Deme. “Systematisering is onvermijdelijk. We hebben een weloverwogen keuze gemaakt en zijn gegaan voor een ERP-systeem.”
Hans Casier vindt dat er weinig reflectie komt vanuit de Belgische hr-community over de daadwerkelijke meerwaarde ervan, hoewel bijna alle respectabele bedrijven een gelijkaardige investering hebben gedaan. “Tien, vijftien jaar geleden deden we het allemaal zonder die systemen. Ik zeg niet dat we naar die periode terug moeten, maar er zijn niet alleen maar voordelen.”
Hij benadrukt dat de implementatie van dergelijke systemen gepaard gaat met aanzienlijke kosten. “Zo’n systeem kost een fortuin”, zegt hij. “Als hr moet je de return on investment ervan kunnen aantonen. Ook operationeel vergt het grote investeringen en heeft het een diepgaande impact op de manier van werken en rapporteren. Je moet mensen trainen, IT-ondersteuning hebben en ervoor zorgen dat medewerkers het systeem goed gebruiken.”
Het ERP-systeem moet ook integreren met andere bedrijfssystemen, voegt hij eraan toe. “Elke verandering resulteert in wijzigingen aan die interfaces en brengt extra kosten met zich mee. Bovendien passen ERP-leveranciers hun prijzen regelmatig aan. Dan vraag ik me af of de ROI wel voldoende is. Je kunt er niet omheen, maar je wordt geconfronteerd met aanzienlijke terugkerende kosten na de initiële investering. Eens de investering gemaakt is, kom je er niet zomaar van af. Je zit er sowieso voor de lange termijn in, wat leidt tot talloze onderhandelingen over prijsstijgingen en bijkomende ontwikkelingen.”
Danielle Jacobs overloopt de voor- en nadelen van de twee opties. Een eerste is de keuze voor een hr-module in een ERP-systeem. Die hr-module omvat verschillende functies, zoals personeelsbeheer, werving en selectie, evaluatie, training en ontwikkeling, salarisadministratie en personeelsadministratie. “Als je die informatie kunt delen met andere bedrijfsafdelingen zoals financiën, voorraadbeheer en productie, leidt dit tot consistentere en nauwkeurigere informatie in de hele organisatie”, legt ze uit. “Omdat de gegevens in één centraal systeem beheerd worden, is het makkelijker om hr-processen te stroomlijnen en zo de efficiëntie te verbeteren. Geïntegreerde systemen bieden vaak rapportering met info uit verschillende modules.”
Consultancybedrijf Accenture werkt met een cloudgebaseerde ERP. “Door de omvang van ons bedrijf - 800.000 medewerkers in 120 landen - kunnen we niet anders dan onze hr-processen stroomlijnen met een ERP-systeem”, zegt Brahim Boujida, hr-lead voor België, Luxemburg en Marokko.
Dat alle hr-processen gestroomlijnd zijn, van rekrutering tot prestatiemanagement, vindt hij een van de grootste voordelen. “Of ik nu hr-manager ben in Marokko of Belux, het is overal hetzelfde. Soms zijn er kleine verschillen, maar dat heeft meestal met wetgeving te maken. In België heb ik in mijn ERP-systeem bijvoorbeeld de mogelijkheid om automatisch te indexeren. In Marokko bestaat indexatie niet.”
Een ander voordeel vindt hij de gebruiksvriendelijkheid en de realtime gegevens. “Het systeem geeft me een rapport met de cijfers en de info van één minuut geleden. Ik moet niet via het doktersbriefje achterhalen wie wel of niet aanwezig is. Twintig jaar geleden was hr veel administratie. Door de standaardisatie van processen kunnen mijn medewerkers zich bezighouden met de essentie: de mensen. Alle repetitieve taken en rapportering zijn gestroomlijnd. Dan win je veel tijd als hr.”
Hij wijst er ook op dat de tool voortdurend verandert. “Als er morgen een nieuwe trend opkomt, contacteer ik onze ERP-partner om een nieuwe knop toe te voegen. We hadden het onlangs nog voor met de re-integratie van medewerkers. Daar ondervonden we een kloof en dat zijn we nu aan het oplossen.”
Meer weten over de return on investment van een ERP-systeem en de inschatting van de kosten? Dat lees je later deze maand in het volledige artikel in HRmagazine. Interesse in een membership? Contacteer Murielle Coseyns.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
