United Experts schakelt over naar data-driven hr

Data-driven hr. Er wordt veel over gesproken. Maar hoe doe je dat? Data naar waardevolle informatie vertalen waarmee je gefundeerde managementbeslissingen kunt nemen. Silvio Giovannelli en Marleen Vermeiren van United Experts stapten in het pilootproject Insights Cloud & Services dat Jurgen De Jonghe van SD Worx coördineerde. Een overzicht van de inzichten die ze samen opdeden.

Hoe zou je core business van United Experts samenvatten?
Silvio Giovannelli: Wij zijn een vereniging van experten in tal van domeinen. We zien onszelf als een onestopshop waar ondernemers terechtkunnen voor allerlei advies en consultancy. Dit kan over algemeen, financieel, markt- of heel gespecialiseerd advies gaan. We werken telkens op maat van onze klanten. Zodat zij zich kunnen zich kunnen toespitsen op hun core business. Je kan het zo gek niet bedenken of we hebben een expert in huis die je als ondernemer kan begeleiden in je traject naar succes.

Waarom besloten jullie om mee in het pilootproject van SD Worx in te stappen?
Silvio Giovannelli: Bij United Experts zijn we al een hele tijd datalovers. Zeker als het gaat over het monitoren van onze prestaties en ons rendement. Binnen hrwas er echter nog ruimte om doelgerichter met data aan de slag te gaan. Toen we de vraag van SD Worx kregen, heeft het dan ook niet lang geduurd vooraleer we besloten om onze schouders mee onder het project te zetten. Het was vooral de uitwisselbaarheid van hr-data die ons triggerde. Daarin zagen wij potentieel.

Het was trouwens niet de eerste keer dat we met SD Worx in een pilootproject stapten. We deden dat al eerder voor het Flex Income Plan. Dat initiatief maakte ons meteen de eerste kmo in België die binnen dat domein over dezelfde functionaliteiten als large entreprises beschikt.

Welke stappen hadden jullie al op het vlak van hr-data gezet voor jullie aan het pilootproject deelnamen?
Silvio Giovannelli: In onze business is het uitermate belangrijk dat je de prestaties van je experten correct registreert, monitort en rapporteert. Niet zozeer omdat je wil controleren. Maar wel omdat je heel transparant naar je klant wil zijn. Ook het visualiseren van die data vinden we belangrijk. Dat deden we al aan de hand van dashboards in Microsoft Power BI, om zo informatie overzichtelijk en begrijpelijk te maken.

In jullie sector lijkt het me cruciaal dat de data over de competenties van jullie experten heel helder zijn?
Marleen Vermeiren: In onze Office 365 omgeving hebben we ook de ruimte voorzien om persoonlijke en competentiegegevens van onze consultants te beheren. Daarnaast hebben we ook een gegevensset waarin je kan zien wie voor welke opdracht geschikt is. Een instrument dat ons de wegwijst wanneer men ons belt met specifieke vragen. Dan kunnen we de persoon die we aan de lijn hebben, meteen doorschakelen naar de medewerker met het juiste profiel.

Jurgen De Jonghe: Je merkt het: bij United Experts bewoog er al heel wat op het vlak van hr-data. Precies daarom vonden we ze een interessante partner om ons pilootproject mee vorm te geven.

Silvio Giovannelli: Misschien ook belangrijk om te vermelden, is de stap die we een tijdje geleden zetten om onze hr-data met die van payroll beheer te linken. Dat deden we toen
we de overstap van een vaste naar een glijdend uurrooster maakten. De wet verplicht je dan de werkuren te registreren. Het meest voor de hand liggende systeem was een prikklok. Maar dat paste niet binnen onze bedrijfscultuur die gebaseerd is op vertrouwen.

We zijn er toen in geslaagd om uit het administratiesysteem dat we zelf ontworpen hadden, bruikbare HR-data te distilleren. Dat wil zeggen: data die voldoen aan de wettelijke vereisten. Dat proces was een doorbraak in het gebruik van HR-data in een gestructureerde vorm. Een sterk punt was dat die data voortdurend automatisch geüpdatet worden.

Dankzij het pilootproject met SD Worx kunnen gegevens van jullie beide datasysteem in real time uitgewisseld worden. Welke meerwaarde brengt dit met zich mee?
Silvio Giovannelli: Het bespaart ons heel wat kopzorgen en tijd. De connectie tussen onze beide datasystemen en onze gezamenlijke cloud database zorgen ervoor dat de gegevens die SD Worx aanpast, onmiddellijk op onze dashboards zichtbaar zijn. Het omgekeerde zouden we ook willen realiseren. Zodat, wanneer wij iets aanpassen in ons systeem, die gegevens automatisch doorstromen naar SD Worx. Want dan kunnen we dus langs beide kanten rekenen op accurate data.

Welke andere pluspunten bracht het pilootproject met zich mee?
Marleen Vermeiren: Voor het pilootproject hadden we nog geen directe toegang tot bepaalde informatie over onze werknemers die bij SD Worx geregistreerd werd. We zijn daarmee aan de slag gegaan. Sindsdien hebben we rechtstreeks toegang tot het SD Worx datawarehouse met al onze hr-gegevens die we gekoppeld hebben met de andere informatie in onze eigen databank.
Het is opnieuw een stap die maakt dat onze data (contract- en loongegevens, prestaties, ...) rijker en accurater worden. Dat betekent eveneens dat we nog waardevollere rapporten kunnen genereren die ons management in staat stellen om nog betere datagedreven beslissingen te nemen.

Silvio Giovannelli: Het pilootproject mag dan ondertussen afgerond zijn, ik zie het als
een beginpunt. Het maakt het mogelijk om bepaalde data die we voordien vanuit ons eigen systeem monitorden, nog sneller binnen te halen. Maar nog belangrijker, het triggert ons ook om te gaan kijken hoe we met data waartoe we nog geen toegang hadden, aan de slag kunnen gaan. Dat zal ons hr-dashboard verder verrijken en ons helpen om ons hr-beleid verder te optimaliseren.

Kan je daar een voorbeeld van geven?
Silvio Giovannelli: Om zicht te krijgen op het ziekteverzuim deden we vroeger occasionele berekeningen op basis van de Bradford Factor. Maar binnen de consultancysector is dat geen echte performante waardemeter. Met onze huidige dashboards kunnen we gesofisticeerder te werk gaan. Zo kunnen we zaken bijvoorbeeld op sector-, afdelings- of teamniveau gaan bekijken.

Een ander voorbeeld dat binnen de war for talent meer dan relevant is: loonbenchmarking. In het verleden hebben we met SD Worx al een tool met loondata per functie voor ontwikkeld. Maar die bevat statische informatie. Ik zou die actueler willen maken. Zodat je op elk moment duidelijk ziet hoe onze lonen zich verhouden tot andere lonen. Wordt een work in progress, als je het mij vraagt. (lacht)

Jurgen De Jonghe: Jullie honger naar meer data, vinden wij heel inspirerend. Die real time loonbenchmarking wordt zonder meer een uitdaging. (lacht) Ik onthou alvast de kern van jullie verhaal. Hoe jullie door jullie data met onze gegevensbanken en andere bronnen te combineren, meerwaarde voor jullie organisatie creëren. Dat is de essentie van ons pilootproject. Want door hr-data met andere bedrijfsgegevens te koppelen, ontstaan er nieuwe inzichten waarmee je je hr-doelstellingen gerichter kunt realiseren. Ik heb het dan zowel over beleid rond absenteïsme, efficiëntie van aanwervingen, diversiteit als loonbenchmarking. De permanente integratie van data die daarvoor nodig is, die willen wij voor klanten mogelijk maken.

Silvio Giovannelli: Ik zie ook potentieel op het vlak van levenslang leren. Info over de opleidingen van je medewerkers wil je registreren. Hoe beter zicht je hebt op de extra trainingen die ze volgen, hoe beter je kan inschatten voor welke opdrachten ze het meest inzetbaar zijn. Het doet me denken aan m’n andere job. Ik ben namelijk ook voetbaltrainer. Meten is weten, dat geldt ook in die wereld. Al stel ik op het veld toch ook wel vast dat je niet alles met data kan verklaren of oplossen. Er is nog steeds de menselijke factor. Dat geldt evenzeer binnen de context van United Experts. En dat is maar goed ook.

Haal jij alles uit je hr-data? Test het hier!