Een centrale werkhub voor al je medewerkers, droom of realiteit?

Eén toegang waar je medewerkers hun werktools en services vinden en up-to-date blijven, leren, samenwerken en communiceren. Het is mogelijk! Serge Desaranno, Business Development Manager en Paul Belsack (foto), Partner bij delaware, vertellen je hoe je je medewerkers centraal zet in plaats van je technologie.

Paul: “Bij veel bedrijven staat de employee experience vandaag centraal. Bij delaware merken we dat deze organisaties willen schakelen en inzetten op drie assen. Ten eerste, werknemers moeten hun werk efficiënt kunnen uitvoeren met ondersteuning van aangepaste instrumenten en tools (operational excellence). Ten tweede, goede supportsystemen dienen aanwezig te zijn voor de praktische aspecten (services). Ten derde, bedrijven willen de juiste omgeving creëren zodat medewerkers op hun best kunnen zijn. Dit wil zeggen betrokken, gelukkig, gezond en gemotiveerd (employee engagement).”

Serge: “We merken dat deze bedrijven vandaag een arsenaal aan tools hebben, het resultaat van veel individuele initiatieven van de voorbije 20 jaar. Er is een wildgroei ontstaan aan employee portals, intranetten, apps en systemen. Voor de medewerkers en voor de beheerders is het een hele uitdaging geworden om door het bos de bomen te zien. De vraag is of we die drie assen, operational excellence, services en employee engagement, kunnen faciliteren in één centrale digitale werkplek, een ‘werkhub’ die interacties in beide richtingen (bedrijf naar werknemer en omgekeerd) mogelijk maakt.”

Medewerkersbehoeften

“Als je werknemersgericht wil werken, dan vertrek je logisch gezien vanuit de behoeften van de medewerkers,” vertelt Serge. “Uit onze recente projecten bleek dat medewerkers deze aspecten verwachten:

• Informeren en connecteren. Dit zijn de interactiemogelijkheden met collega’s en bedrijf, zowel top-down, als down-top. Voorbeelden zijn nieuws en berichten ontvangen, verbonden zijn in sociale netwerken, ...
• Toegang tot de employee services. Dit is de interne dienstverlening waarop de medewerker beroep doet. IT-services, facilities, logistics, fleets en ook hr-services. Hier vallen de klassiekers onder zoals verlof aanvragen maar ook de diensten die gelinked zijn aan de employee lifecycle, zoals de toegang tot tools, cursussen, intro in relevante teams voor de nieuwe collega’s.
• Samenwerken. Dit zijn de werkzones voor de dagelijkse samenwerking onder de collega’s, projectteams en samenwerkingsverbanden met externe partijen.
• Delen, vinden en leren. Dit zijn de area’s die de leercultuur ondersteunen waar medewerkers kunnen leren, kennis vinden en kennis delen. De content wordt aangeboden op het juiste moment, interactief deelnemen is mogelijk.
• Toegang tot core business applicaties. Dit zijn de systemen zoals ERP en CRM, waar het belangrijk is om de medewerkers die occasioneel betrokken moeten worden, een verbeterde gebruikerservaring aan te bieden.
• Toegang tot persoonlijke files. Hier managen de medewerkers hun persoonlijke werk en zitten de persoonlijke files.”

Paul: “Hoe kan je, op de meest gemakkelijke manier je medewerkers deel laten uitmaken van die bedrijfsprocessen? Dat geldt voor de dagelijkse erp-gebruiker, bijvoorbeeld de financieel analist die toegang nodig heeft tot de financials, maar ook voor de occasionele gebruiker in de gestructureerde processen, zoals managers die moeten goedkeuren en acties ondernemen op basis van notificaties.

Teams als entrypoint

Met Microsoft Teams kan je één entrypoint voorzien. We kennen Teams vooral als collaboratie instrument maar het is ook mogelijk om het te gebruiken als een centrale workhub, een instrument om de digitale werkplek te organiseren.

Met deze oplossing combineer je nog een aantal voordelen die je medewerker centraal zetten, en niet je technologie. Alle info wordt volledig gepersonaliseerd aangeboden op maat van de medewerker, volgens functie, rol en voorkeuren. Services kan je maximaal automatiseren. Vandaag is automatisatie ook al aanwezig in de aparte tools, maar hier worden nieuwe vormen aan toegevoegd, zoals bots of virtual assistants. Die beantwoorden standaard vragen automatisch en sturen enkel escalaties door naar de bevoegde diensten. Alle communicatie (call, chat en meet) wordt mogelijk gemaakt binnen één systeem, waardoor er geen aparte tools meer nodig zijn. Met een druk op de knop stuur je een vraag naar je collega die een bericht heeft gepubliceerd. En ook, binnen de workhub zijn georganiseerde workstreams geïmplementeerd, bijvoorbeeld de goedkeuring van facturen of de goedkeuring voor een communicatie die je wil publiceren. Met deze geoptimaliseerde taken en notificaties blijft het hele proces binnen de hub en zijn er geen andere tools, zoals mails, nodig.

Last but not least, ook security en compliance (bijvoorbeeld GDPR) zijn mee ingebouwd zodat er gestuurd wordt omgegaan met info en data. Je kan info beveiligen zodat die niet downloadbaar is of authenticatie layers toevoegen.”

Serge: “Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je bent altijd aanwezig in je communicatie tool. In één hub zijn nu ook de rest van je applicaties, toegangen en info beschikbaar. Naast de standaard toepassingen van Teams kunnen ook andere EX platformen ‘ingeplugd’ worden, zoals bijvoorbeeld Microsoft Viva, SAP Work Zone, ServiceNow Quebec. Vaak hebben bedrijven deze technologie al in huis.”

Vertrekken vanuit een visie over de digitale werkplek

Technologie staat centraal in de digitale werkplek van morgen. Serge: “Een goede kennis ervan is een basisvereiste. Maar technologie is maar één dimensie van een succesvolle digitale werkplek. Het gaat immers ook om mensen, informatie en manieren van werken(of processen). Het bepalen van een globale visie waar de organisatie naartoe wil en hoe ze wil omgaan met de uitdagingen van de toekomst (zoals bijvoorbeeld hybride werken) maken deel uit van de delaware Employee Experience roadmap. Naast de visie kijken we ook hoe de huidige situatie kan vertaald worden naar het werken van morgen en welke stappen daarvoor nodig zijn. Het resultaat: een middellange termijn plan, dat afgestemd is tussen de verschillende functionele afdelingen, met verschillende tracks. We zetten een duidelijk budget en een return on investment voorop. Zo pakten we het aan bij onze klant imec die wereldwijd 4000 medewerkers tewerkstelt.”

“We namen contact op met delaware om een gemeenschappelijke visie te ontwikkelen. Dit resulteerde in onze 'digitale werkplek hub', imec Teams genaamd, die nu door iedereen binnen imec wordt gebruikt. Het is 'het' entrypoint voor alle collega's om toegang te krijgen tot al het imec-nieuws, informatie en tools die ze nodig hebben om hun werk te doen. En dankzij de samenwerkingsmogelijkheden van Teams kunnen we nu efficiënter connecteren met collega's over de hele wereld.”

Katrien Marent - EVP & Chief Marketing and Communications Officer imec

“delaware beschikt niet enkel over uitgebreide expertise in verschillende Employee Experience technologieën, we begeleiden onze klanten ook in het changemanagement rond deze veranderingen (mensen, informatie en manieren van werken). We faciliteren door change ambassadeurs, management buy in creatie en ondersteunen bij het aanmaken van de content en learning en de processen daarrond. Ook daar hebben we specialisten voor in huis,” besluit Paul.

Eens praten over een gepersonaliseerde hub en single point of access naar bedrijfsinfo, kennis, services, tools en applicaties in jouw bedrijf? Serge Desaranno (serge.desaranno@delaware.pro) en Paul Belsack (paul.belsack@delaware.pro) vertellen je er graag alles over. Schrijf je hier in voor de Teams mini collaboration assessment.

Met HRmagazine XTRA kunnen organisaties hun standpunten, strategieën en oplossingen delen met de community van HRmagazine. De inhoud van HRmagazine XTRA valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie van HRmagazine.