De Nationale Veiligheidsraad besliste op 27 maart 2020 om de dringende maatregelen die dienen om de verdere verspreiding van het Covid-19 virus tegen te gaan, minstens tot 19 april 2020 te verlengen. Deze verlenging betekent dat telewerk de standaard tewerkstellingsvorm blijft voor werknemers in ondernemingen met niet-essentiële activiteiten, zoals bepaald in het Ministerieel Besluit van 3 april 2020. Ook voor werknemers actief in ondernemingen met essentiële activiteiten of werkzaam in cruciale sectoren wordt telewerk sterk aangemoedigd en moet het "in de mate van het mogelijke" worden toegepast. Wij stellen vast in onze dagelijkse praktijk dat veel werkgevers talrijke vragen hebben over de praktische implementatie van het zogenaamde “Covid-19 telewerk”-regime. Hierbij een selectie…
Werknemers kunnen het door de werkgever opgelegde “Covid-19 telewerk”-regime niet op legitieme wijze weigeren (aangezien zowel de werkgever als de werknemer de maatregelen opgelegd door de Nationale Veiligheidsraad moeten naleven). Strikt genomen komt deze wijziging neer op een wijziging van de werkplaats van de werknemer, wat, onder normale omstandigheden, de toestemming van de werknemer zou vereisen.
Het is mogelijk dat sommige werknemers toch liever naar kantoor blijven komen (bijvoorbeeld omdat ze thuis niet beschikken over het gepaste kantoormateriaal, omdat ze niet op een efficiënte manier kunnen werken met spelende kinderen in hun buurt, enz.).
Werkgevers kunnen deze werknemers verbieden om toch naar kantoor te komen. Het feit dat men de “social distancing” regel op kantoor kan naleven is geen geldig argument dat de werknemer kan opwerpen om toch op kantoor te blijven werken.
Aangezien de Nationale Veiligheidsraad werknemers verplicht om thuis te werken, is het juridisch niet vereist om een bijlage aan de arbeidsovereenkomst te ondertekenen om het telewerk-regime te formaliseren. Het “Covid-19 telewerk” is immers geen telewerk in de zin van CAO nr. 85, aangezien aan de vereiste dat het telewerk ‘structureel’ moet zijn niet is voldaan. Het “Covid-19 telewerk” heeft een uitzonderlijk en incidenteel karakter, zelfs als dit regime gedurende verschillende weken in voege blijft.
Om die reden sluit het “Covid-19 telewerk” nauwer aan bij het “occasioneel telewerk”-regime, zoals ingevoerd door de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk in 2017.
Ondernemingen die al over een “algemeen kader voor occasioneel telewerk” beschikken, kunnen van dit algemeen kader gebruik maken om duidelijkheid te scheppen over de modaliteiten van het “Covid-19 telewerk” wanneer dit algemeen kader geschikt is om om te gaan met de huidige situatie (bv. voor wat betreft de apparatuur en technische ondersteuning die de werkgever ter beschikking stelt of de eventuele vergoedingsregeling voor de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk).
Indien geen dergelijk algemeen kader van toepassing is of het reeds bestaande kader niet geschikt is naar de mening van de werkgever, is de werkgever, strikt genomen, verplicht om met de werknemer in onderling akkoord afspraken te maken over drie belangrijke elementen: (i) de eventuele apparatuur en technische ondersteuning die de werkgever ter beschikking stelt, (ii) de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het telewerk, en (iii) de eventuele onkostenvergoedingsregeling.
Het kan een optie zijn om een individuele bijlage bij de arbeidsovereenkomst af te sluiten met de werknemers indien de werkgever verkiest om duidelijkheid te geven over een aantal essentiële professionele gedragsregels (wat vooral nuttig kan zijn in ondernemingen waar nog geen cultuur van telewerk bestond en waar werknemers nog niet vertrouwd zijn met telewerk) alsook over de drie belangrijke elementen waarvan hoger sprake. Het spreekt voor zich dat deze optie heel wat bijkomende administratie met zich meebrengt.
Bij wijze van alternatief kunnen werkgevers daarom ook een minder formele aanpak overwegen en gaan voor een slechts minimale formalisering (bv. het sturen van een e-mail), zich beroepend op de impliciete toestemming van de werknemer. Wij stellen in de praktijk vast dat heel wat werkgevers deze aanpak verkiezen.
Werknemers die nu verplicht thuis werken maken mogelijks bijkomende kosten die rechtstreeks het gevolg zijn van het “Covid-19 telewerk” (bv. verwarmingskosten, elektriciteitskosten, kosten voor kantoormateriaal, enz.). Strikt genomen, is een werkgever juridisch niet verplicht om deze kosten te vergoeden of om een forfaitaire onkostenvergoeding toe te kennen.
Toch voorzien heel wat werkgevers in één of andere vorm van compensatie via een onkostenvergoeding. In deze context is het dan ook nuttig om te verwijzen naar de bijzondere instructies die de RSZ heeft uitgevaardigd en die het kader verduidelijken waarbinnen werkgevers een netto onkostenvergoeding kunnen toekennen aan hun werknemers die ingevolge de covid-19 maatregelen van thuis uit werken.
De belangrijkste principes kunnen als volgt worden samengevat:
Sommige werknemers werkten al op structurele basis van thuis uit vóór de uitbraak van Covid-19 (bv. gedurende 1 of 2 dagen per week) en ontvangen hiervoor een onkostenvergoeding van hun werkgever.
Omdat zij nu voltijds thuis werken, dekt de onkostenvergoeding, naar de mening van de werknemer, niet meer alle gemaakte kosten. Kan een werkgever in een dergelijk scenario de onkostenvergoeding verhogen of combineren met de specifieke Covid-19-regeling?
De volgende combinatie is mogelijk:
De volgende regeling is niet mogelijk:
- Als er documenten worden opgesteld die voorzien in specifieke "Covid-19 telewerk"-modaliteiten, wordt aanbevolen om duidelijk aan de werknemers te communiceren dat dit telewerk-regime slechts een uitzonderlijk en tijdelijk karakter heeft en dat het "Covid-19 telewerk"-regime ophoudt te bestaan van zodra de sanitaire maatregelen niet langer van toepassing zijn.
- Voor zover het bedrijf al een telewerk policy heeft die voorziet in specifieke modaliteiten voor structureel telewerk (bv. specifieke modaliteiten voor de terugbetaling van kosten), is het sterk aanbevolen om deze policy na te kijken en eventueel te herzien om te voorkomen dat werknemers die nu bij wijze van uitzondering thuiswerken onder het tijdelijke "Covid-19 telewerk"-regime plotseling zouden kunnen voorhouden dat ze voor de toekomst recht hebben op bepaalde voordelen op basis van de reeds bestaande telewerk policy voor structureel telewerk.
Het ALTIUS Employment Team staat werkgevers bij bij het opstellen en implementeren van een tijdelijk telewerk-regime.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
