Thuiswerk in één oogopslag beheren

12 oktober 2020
Tekst
Melanie De Vrieze
Thuiswerk in één oogopslag beheren

Voor de coronacrisis bleef thuiswerk in veel bedrijven beperkt tot enkele dagen per maand. Door de lockdown explodeerde het aantal fulltime thuiswerkers. Dankzij hr-software Kelio beheren zowel de HR-afdeling, managers als werknemers thuiswerk op een efficiëntere manier.

Door de coronacrisis maakt thuiswerk een steile opgang. Werkte vorig jaar ongeveer een op de vijf werknemers thuis, dan explodeerde dit aantal tot 70 procent tijdens de lockdown. Tegen eind juni was dit cijfer gezakt tot 43 procent.

Thuiswerken is met andere woorden een ‘hot topic’ in het bedrijfsleven. Veel organisaties waren verplicht om een grote sprong te maken. Volgens een studie van Bodet Software wint thuiswerken ook steeds meer het vertrouwen van leidinggevenden en managers. Bijna 80 procent van de respondenten denkt dat telewerken in de toekomst vaker zal voorkomen.

Dat betekent dat thuiswerk anders georganiseerd moet worden. Leidinggevenden moeten bijvoorbeeld de organisatie van de teams heroverwegen. Dat zorgt soms voor heel wat hoofdbrekens. De verdeling van de op afstand gewerkte dagen kan elke week of zelfs elke dag veranderen, hetzij op initiatief van de medewerker hetzij van de manager.

Kelio, de thuiswerkbeheersoftware van Bodet Software, helpt bedrijven om hun teams op afstand te beheren, onder meer door de thuiswerker in de planningen te integreren, de aanvragen voor thuiswerk te beheren en de activiteiten van de medewerkers in het oog te houden. Voor de HR-afdelingen biedt Kelio een kader aan voor thuiswerken op het vlak van tijdmanagement, rapportage van de thuiswerkactiviteit en monitoring van het contractuele kader.

Drie types thuiswerk

Kelio bestaat al langer dan vandaag. De software-ontwikkelaars breidden ten gevolge van de coronacrisis enkele modules uit. Een van de nieuwigheden bijvoorbeeld is het onderscheid wordt tussen de verschillende types thuiswerk.

Vroeger primeerde het reguliere thuiswerk. Een medewerker werkte bijvoorbeeld elke woensdag van thuis uit of om de twee weken ook iedere vrijdag. Daarnaast was er ook sprake van het uitzonderlijke thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan stakingen van het openbaar vervoer, hevige sneeuwval of een ziek kind.

Bodet Software zag dat klanten steeds meer "te delen" thuiswerk wilden opzetten. In de plaats van enkele dagen per maand of het occasionele thuiswerken, laat het bedrijf de medewerkers op een meer gestructureerde manier thuiswerken. De problemen die werknemers hebben met kinderopvang of transport kunnen op die manier verlicht worden.

Beschikbaar of niet?

Want veel bedrijven hebben er de voorbije maanden voor gekozen om hun personeel geheel of gedeeltelijk thuis te laten werken, om de sociale afstandsmaatregelen te respecteren of omdat thuiswerk zijn meerwaarde heeft bewezen.

Het beheer van die taakverdeling en de integratie van medewerkers in de planning zijn andere nieuwigheden van Kelio. Door de link met de verschillende agenda’s ziet de manager in een oogopslag of de medewerker beschikbaar is en of hij hem kan storen. De software kan ook aanvragen voor thuiswerk buiten de quota van het bedrijf blokkeren, bijvoorbeeld op maandag voor de wekelijkse teammeeting.

Ook de goedkeuringsprocedure gebeurt gebruiksvriendelijk. De medewerker kan online via zijn Kelio-account een thuiswerkaanvraag doen, zowel op kantoor als thuis. Na validatie door de manager wordt de aanvraag realtime in aanmerking genomen en wordt de medewerker onmiddellijk in het thuiskantoor in alle schema’s weergegeven. Op collectief niveau kan het bedrijf een dag per week reserveren voor persoonlijke ontmoetingen.

De dagelijkse organisatie van alle medewerkers, of ze nu op afstand of op locatie werken, wordt dankzij de software sterk vereenvoudigd.

Meer informatie over Kelio? Klik hier.