Nieuwbakken algemeen directeur Wim Jonckheere rolde in De Panne een nieuw hr-beleid uit via een uniek project, HKA (Het Kan Anders). Anderhalf jaar later blikt hij, samen met hr-manager Grégory Brunin, tevreden terug.
Hoe begon u aan uw nieuwe opdracht als algemeen directeur in De Panne?
Wim Jonckheere: “Twee jaar geleden zette ik de stap van general manager bij KBC naar algemeen directeur van de stad De Panne. In zijn meerjarenplan heeft het lokale bestuur het over een moderne, klantgerichte organisatie waar medewerkers zich goed voelen. Het bestuur vroeg mij in te zetten op kansen voor de medewerkers, klantgerichtheid en digitaliteit. Het lokale bestuur delegeerde alles op vlak van organisatie en personeelsbeleid naar de algemeen directeur, wat vrij zeldzaam is in Vlaanderen. Ik stapte naar mijn medewerkers en vroeg hen wat ze zouden doen als ze in mijn plaats stonden. Daarna ontwikkelde ik een visie op organisatie en personeelsbeleid, gestoeld op het idee dat medewerkers autonomie en ruimte moeten krijgen. Iedereen op zijn eigen stoel is het meest aangewezen om na te denken over hoe hij de zaken kan verbeteren en verwezenlijken.”
Uw visie leidde tot de HKA-aanpak. Wat moeten we daaronder begrijpen?
Wim Jonckheere: “Mijn nieuwe aanpak leidde ertoe dat ik de organisatie aanpaste en een groot hr-verandertraject uitstippelde. We doopten de nieuwe aanpak HKA, wat staat voor ‘Het Kan Anders’. De term verwijst naar het All Blacks-rugbyteam van Nieuw-Zeeland, dat vaak wint. Dat gevoel wilden we hier eveneens krijgen. Een openbaar bestuur moet ook spelen om te winnen en – ook individueel – ambitieus zijn. De teams moeten samenwerken. Daarvoor geven we de medewerkers ruimte en krijgen ze de steun van goede coaches en leidinggevenden.”
Wat betekende HKA concreet voor uw organisatie in De Panne?
Wim Jonckheere: “Ik vond bij mijn aankomst een sterk versnipperde leiding en geen uniforme aanpak op het vlak van communicatie. Ik besloot directeurs aan te trekken voor een organisatie, gebaseerd op vier pijlers. De eerste is de directie Interne Ondersteuning die onder andere hr omvat en ervoor zorgt dat de andere drie – Mens, Ruimte en Recreatie & Ondernemen – hun werk doen. Elke directie telt vier teamleads. We noemen dat onze 4x4. Er is een snelle en gestructureerde vorm van communicatie, waardoor de info gepast doorstroomt naar onze driehonderd vaste werknemers.”
Welke gevolgen heeft dit op hr-vlak?
Wim Jonckheere: “De HKA-aanpak heeft een aantal praktische gevolgen op hr-vlak. Om te beginnen installeerden we een communicatiesysteem: KYK, (spreek op zijn Westvlaams uit: ‘kiek’). Dat maakt dat iedereen tegelijk overal van op de hoogte is. Het moet de betrokkenheid van medewerkers verhogen en hen snel info bezorgen. Via techcafés geraakte de tool ingeburgerd. Beslissingen over de loopbaan zitten bij de directeurs. Via overleg tussen de directeurs kunnen medewerkers in andere teams ingezet worden. We moedigen intern muteren aan zodat medewerkers levenslang inzetbaar blijven. Minstens één functioneringsgesprek per jaar maakt dat de idee van loopbaanmogelijkheden bewaarheid wordt. Op die manier zitten mensen geen veertig jaar meer vast op dezelfde stoel als ze dat niet willen.”
Hoe vertaalt HKA zich concreet?
Wim Jonckkheere: “Samen met mijn nieuwe hr-manager Grégory Brunin zetten we onze HKA-visie via heel wat instrumenten om in de praktijk. Door middel van functioneringsgesprekken en interne vacatures groeien medewerkers door. Langs een speciaal platform houden we iedereen op de hoogte van de vooruitgang van onze projecten, waarvoor we een program manager aanwierven. We houden geregeld een personeelsfeest en maken dat iedereen elkaar kent, onder andere door het uithangen van posters met de gezichten van team De Panne. Ik nodig om de veertien dagen een mix van collega’s uit voor een ontbijtsessie met mij. Ik vraag hen naar de positieve kanten van HKA en wat ze in mijn plaats eerst zouden aanpakken. De medewerkers leren elkaar begrijpen want de collega van de reinigingsdienst zit naast de ingenieur. Door de creatie van extra loonbanden hebben jonge medewerkers meer doorgroeimogelijkheden.”
Jullie hebben ook een eigen aanpak op vlak van vormingen en opleiding.
Grégory Brunin: “We zijn gespecialiseerd op vlak van inhouse-vormingen. We geven vele opleidingen zelf. Dat is vrij uniek, daarmee zijn we sneller en geven we onze eigen visie beter door. We leren onze mensen feedback geven en krijgen, ongeacht de hiërarchie. We investeren in onze leidinggevenden en leren hen functioneringsgesprekken voeren. Hr begeleidt zelf teams en leert hen omgaan met conflicten. We leren ze inzicht te hebben in de groepsdynamiek en in elkaar, bepalen gemeenschappelijke doelen, stellen verantwoordelijken aan en laten hen brainstormen over mogelijke acties en oplossingen. Wanneer je successen kunt vieren, wordt ook bepaald. Door middel van onze Project Club introduceren we projectwerking. Via intervisie maken we dat de projectvaardigheden groeien door met en van elkaar te leren.”
Zijn er nog voorbeelden van die unieke aanpak?
Grégory Brunin: “Recent hebben we een visie op leiderschap afgeklopt, die we zullen uitdragen via lead yourself, lead your team en lead your business. Wat rekrutering betreft, nodigen we de mensen uit alvorens ze solliciteren en zijn daarom vaak een stapje voor. Ofwel groeit de motivatie nog meer om deel te nemen ofwel is er geen match en verliezen we geen van beiden tijd. Ons employerbrandingverhaal trekken we onder andere via scholen verder, om stages te promoten en leerlingen te leren solliciteren. Ondersteund door onze nieuwe huisstijl willen we als werkgever van De Panne een sterk merk maken. We organiseren een kick-off voor jobstudenten en maken verschillende promofilms. Onze medewerkers gaan op bezoek om zich te laten inspireren bij grotere besturen (bijvoorbeeld Brugge), om best practices op te doen via stages of gesprekken. We delen onze aanpak samen met de andere hr-collega’s waardoor we elkaar versterken.”
Heeft de HKA-medaille ook zijn keerzijde?
Wim Jonckheere: “Dat is zeker zo. Die keerzijde heeft zijn rechten. Met onze sociale partners hebben we een zorgtraject opgezet. Daar komen medewerkers in terecht die het moeilijk hebben en/of onvoldoende functioneren. We hopen dat ze eruit geraken, maar als dat niet lukt moeten we afscheid nemen. We doen dit samen met onze sociale partners, die in ons HKA-traject geloven. Ze eisen terecht billijkheid van ons, maar het zijn echt wel partners.”
Wat besluit u als u na anderhalf jaar terugblikt?
Wim Jonckheere: “Na een jaar HKA ligt de lat in De Panne duidelijk hoger. Ik stel vast dat de organisatie in de goede richting gaat, al is het succes nog broos. We werken snel en accuraat voor onze klanten, maar moeten en kunnen nog proactiever worden. Door te werken aan ons merk De Panne trekken we vandaag profielen aan die vorige jaren onmogelijk waren voor ons. Studenten en werknemers zijn trots bij ons te werken. We krijgen positieve feedback. Ik denk dat dertig procent van de medewerkers echt mee is met HKA en de kar wil trekken. Een op de vijf staat nog weigerachtig tegenover de aanpak. We hebben nog veel werk te doen, voornamelijk op vlak van processen. Onze expertise moet juist zijn en snel geleverd worden. Er is nog een weg te gaan voor hr, maar we focussen op wie meewil. Ik zie veel vooruitgang, met de steun van het bestuur. Samen zijn we ervan overtuigd dat lokale besturen omwille van de vele uitdagingen die op ons afkomen - mogelijke fusies, war of talent, verdere digitalisering en het steeds groter wordend maatschappelijk belang – tot de uitdagendste werkgevers zullen behoren.”
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
