HR-analytics vertalen naar concrete acties

Mensen die bij ons werken, moeten het leuk vinden om voortdurend te veranderen. Ook analytics wordt vanuit die houding omarmd

In sommige organisaties moet HR heel actief de mogelijkheden van analytics onder de aandacht van het management brengen. Zo niet bij bol.com. De managers van de bekende webwinkel kwamen op eigen initiatief naar HR met de vraag of personeelsgerelateerde beslissingen niet meer met cijfers onderbouwd konden worden. “We kregen bijvoorbeeld meer vraag naar data over recruitment”, vertelt HR- businesspartner Tim Bakker. “De markt is natuurlijk de laatste tijd lastiger geworden voor werkgevers en bij bol.com is onze cultuur heel belangrijk. Het type medewerkers dat we aannemen, maakt het succes. Het aanwerven van de juiste medewerkers is prioriteit nummer 1.” Bol.com zet daarom analytics meer in om optimaal te weten wat er op de arbeidsmarkt gebeurt. “We laten analyses los op onze banensites, kijken hoe vaak mensen doorklikken en hoe vaak ze specifieke vacatures bezoeken en kunnen op basis van de data bijvoorbeeld vacatureteksten aanpassen. Zo verbeteren we continu onze interne processen.”

Interne mobiliteit

Vanuit de business krijgt HR ook meer vragen over de interne mobiliteit. “Medewerkers die bij ons in dienst komen, hebben eerst een talentmanagementanalyse gedaan. We weten zo welke vaardigheden ze hebben en op welke onderdelen ze zichzelf kunnen ontwikkelen. Die informatie gebruiken we steeds meer in de employee journey. Door de juiste combinatie te maken van verschillende datapunten helpt analytics om de beslissing te nemen die het beste is voor het team waarin de medewerker opereert.” Vanwege de grote vraag naar meten en onderbouwen van beslissingen, nam bol.com drie jaar geleden op de HR-afdeling een medewerker aan die zich exclusief met analytics bezighoudt. Bakker: “Deze collega was interpretatieconsultant geweest bij grote bedrijven en had veel ervaring met systemen en analyses. Hij heeft een lean-achtergrond en weet goed hoe de processen in elkaar zitten. Hij verzorgt de rapportages, zorgt dat wij voorzien worden van de juiste data en heeft binnen HR de rol van verbinder tussen de verschillende afdelingen en teams.”

Van soft naar hard

Vaak wordt gezegd dat HRprofessionals het lastig vinden de slag van de meer softe werkzaamheden naar de harde datakant te maken. Bij bol. com hebben ze daar weinig last van, vertelt Bakker: “Veranderingsbereidheid en ondernemerschap zitten in het type medewerkers dat we hier aanwerven. Medewerkers moeten het leuk vinden om voortdurend te veranderen en ook analytics wordt vanuit die houding omarmd. Bovendien merken we als HRprofessionals allemaal dat het ons echt helpt om de business te ondersteunen. Analytics wordt niet gezien als iets vervelends, maar als onderdeel van de dagelijkse aansturing, ook binnen HR. Als HR-businesspartners moeten we ons blijven ontwikkelen. We moeten steeds meer fact based-beslissingen nemen. Het is belangrijk dat we de vaardigheid ontwikkelen om de analyse echt te vertalen naar concrete acties. We moeten niet alleen met cijfers naar het MT gaan, maar we moeten ook aangeven hoe we de informatie die we uit die cijfers halen gaan inzetten om positieve veranderingen te brengen en ontwikkelingen te beïnvloeden. Doordat zowel de business als HR zo enthousiast zijn over analytics komt de input voor analyses ook voortdurend van twee kanten. Managers komen met concrete vragen of we dingen kunnen uitzoeken en op het moment dat we zelf trends signaleren, gaan wij daarmee aan de slag. Vanuit HR hebben we de business echt nodig om de juiste informatie te krijgen en de juiste thema’s op de agenda te plaatsen. Het is heel belangrijk dat wij samen dezelfde taal spreken en dat we analyses echt samen doen met collega’s uit de business en gebruik maken van expertise uit de eigen organisatie. We zijn overigens ook steeds nauwer gaan samenwerken met finance. Finance benadert vraagstukken anders dan HR. Door niet meer als gescheiden afdelingen te opereren, maar onderwerpen samen op te pakken, zorg je dat de controllers met cijfers onderbouwen waar wij mee bezig zijn.”

Autonome teams

Bij bol.com wordt de autonomie zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Teams hebben heel veel eigen verantwoordelijkheid en runnen als ondernemers hun eigen ‘winkels’. Logisch dus dat het accent bij de inzet van analytics ligt op het optimaliseren van die teams. Tim Bakker zegt: “We hebben daarom naast onze analytics-professional ook een aantal datacoaches aangesteld. Deze coaches gaan met teams rond de tafel zitten om inzicht te geven in data en om met de teams te kijken welke data ze kunnen inzetten. Als er bijvoorbeeld in een team dingen minder goed gaan, was het voorheen moeilijk om de oorzaak daarvan te achterhalen. De datacoaches brengen daar verandering in en helpen de teams om te begrijpen aan welke knoppen ze moeten draaien om te zorgen dat dingen beter gaan. Neem onderwerpen als verloop en verzuim. We willen vooral kijken wat de redenen zijn voor medewerkers die uitvallen of weggaan. Daar heb je natuurlijk je exitinterviews voor, maar we willen kijken welke data we uit medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken kunnen gebruiken. We kijken welke voorspellende waarden we uit die onderzoeken kunnen halen voor mensen die bol.com verlaten. We staan aan de vooravond van een slag om dat soort dingen actiever op te pakken. Op die manier kun je veel meer grip krijgen op de vraag waarom het ene team meer succesvol is dan het andere.” Het werken met analytics is een continu leerproces, vindt Tim Bakker: “We willen elke dag beter worden en de stijgende lijn doorzetten: ‘Continous improvement through structured learning’. Uiteindelijk gaat het erom analytics zo goed mogelijk in te zetten voor onze cultuur en onze teams. Als ik vooruit kijk, dan hoop ik dat de managers straks veel meer zelf kunnen kijken wat ze met data doen. Een tweede wens is dat we binnen HR nog meer tijd aan analytics gaan besteden en dat we steeds makkelijker toegang krijgen tot verschillende bronnen en data uit die bronnen steeds beter combineren.”