Inflatie, een war for talent, stijgende energiefacturen en economische onzekerheid. In complexe en voortdurend wijzigende omstandigheden is het voor bedrijven niet eenvoudig om snel en betrouwbaar zicht te krijgen op toekomstige kosten. Zeker op het leeuwendeel van die kostencomponent: personeel. Toch kreeg Bridgestone dat voor elkaar, met één Workforce Planning tool voor al haar entiteiten.
Talent is niet alleen schaars. Er hangt ook een prijskaartje aan. En dat varieert. “Zeker bij een organisatie als de onze, actief in 40 landen”, zegt Chloé Ostyn, HR Controller EMIA bij Bridgestone. “Elke vestiging van Bridgestone werkte tot voor kort met eigen Excel-sheets en aparte definities voor HR- en financiële data. Door die regionale diversiteit was een overzicht maken van personeelskost op basis van eenduidige HR-parameters zoals type contract en werknemersprofiel onbegonnen werk. Elk land werkte anders.”
En dus koos Bridgestone voor een Workforce Planning oplossing die alle data op geüniformiseerde wijze en in realtime toegankelijk maakt. Geen manueel werk meer, ook niet om financiële data van de afdeling Finance naar de afdeling HR door te spelen.
Op die manier verhoogt de oplossing niet alleen werkefficiëntie, maar slaat ze ook een brug tussen HR en Finance, zegt Koen Vanderwegen. Als Project Manager van Flexso implementeerde hij de Workforce Planning tool: “Bridgestone had al een SAP Planning-omgeving voor hun Finance afdeling.”, legt Koen uit. Het lag dan ook voor de hand om ook voor Workforce Planning te vertrekken vanuit SAP. “Daarbij werd gekozen voor de SAP Analytics Cloud: die ondersteunt basisprocessen, maar biedt ook mogelijkheden om snel inzichten te verwerven en automatisch rapporten te creëren.”
De Workforce Planning tool laat ook toe om uitgebreide scenario’s te visualiseren voor verschillende situaties. Denk aan de kostvoorspelling voor verhogingen van lonen, aanwervingen, indexeringen, enz.
Maar om accurate voorspellingen te maken staat of valt alles met gestandaardiseerde data, en dat vormde een uitdaging, vervolgt Koen: “Bridgestone kent verschillende soorten organisaties: productie-eenheden, verkoopseenheden, R&D en natuurlijk een HQ. Als je daarbij bedenkt dat Bridgestone in meer dan 40 landen zit, die allemaal eigen wetgeving hebben, zijn er dus heel veel verschillende soorten data te combineren. Daarom kozen we om te starten met een organisatie in Italië, waar zowel verkoop, productie als R&D zit - meteen een mooie mix. Op basis van die pilootorganisatie bouwden we een template voor de tool. Die steunt op een best practice standaard van SAP. Toch is die ook aangepast aan de regionale context, zoals arbeidswetgeving, zodat we die in alle landen kunnen uitrollen.”
Om zeker te zijn dat er ook daadwerkelijk gewerkt zou worden met de oplossing, was het cruciaal om een intern draagvlak creëren, zegt Chloé: “We investeerden veel tijd in gesprekken met onze HR-mensen. Door voorbeelden te geven van de snelheid en betrouwbaarheid van het platform, toonden we de meerwaarde aan ten opzichte van vertrouwde maar manuele processen. Dat trekt mensen over de streep.”
Chloé haalt er meteen een recent voorbeeld uit eigen land bij: “We ervaarden het pas zelf nog, toen we een nieuwe indexatieronde moesten verwerken in ons budget, terwijl dat eigenlijk al was afgerond. Zo’n indexatie impacteert zowel lonen, bonussen als pensioenen. Vroeger was je gemakkelijk een halve dag bezig om die berekeningen handmatig te doen. Met de nieuwe tool was de klus op 20 minuten geklaard. De integratie tussen HR en financiële data creëert een enorm voordeel.”
Een grootschalige verandering inleiden binnen een organisatie is geen simpele opdracht. Koen: “Uitvoerende mensen nemen niet graag afscheid van vertrouwde processen. Je moet hen de meerwaarde van een geïntegreerde tool tonen. Tegelijk is het pas door die efficiëntiewinst daadwerkelijk te realiseren, dat het management zich bewust wordt van de verborgen kost die voorheen in al die uitvoerende manuele processen sloop. Er is moed voor nodig om zo’n veranderingstraject te starten. Maar het betaalt zich terug. In snelle, betrouwbare data die je in staat stellen beter geïnformeerde keuzes te maken. Én in eenvoudigere processen die je medewerkers toelaten zich te focussen op taken met meerwaarde voor de onderneming.”
Bekijk en beluister het volledige verhaal van Bridgestone via STUDIO HR ?
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
