Wetswijziging en controleactie op fiscale incentive ploegen- en nachtarbeid: 3 key takeaways voor HR

Ondernemingen waar ploegen- of nachtarbeid wordt verricht, genieten een zogenaamde vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing over de lonen van de werknemers die in ploegen of nacht werken. Concreet mogen deze werkgevers onder bepaalde voorwaarden een bedrag gelijk aan 22,8% van het belastbaar loon voor zichzelf houden.

Een broodnodige fiscale lastenverlaging voor deze bedrijven. De kost voor de schatkist is niet min: meer dan 2 miljard EUR in 2022. Het moet niet verbazen dat er sinds vorig jaar een controleactie aan de gang is. Ook is het wettelijk kader recent verstrengd en kondigde de minister net nog een bijkomende “knip” aan. Drie key takeaways om ongelukken te vermijden:

1. Ploegen- en nachtpremie

Eén van de voorwaarden voor de vrijstelling is dat de betrokken werknemers een ploegen- / nachtpremie moeten ontvangen. In de bedrijfsregeling wordt helaas te vaak enkel rekening gehouden met de sociaalrechtelijke verplichtingen. Zo is de omschrijving van de premie in tal van CAO’s niet in lijn met de fiscale definitie van ploegen- en nachtarbeid. De fiscus weigert bijvoorbeeld een premie voor vroege of late uren (starten vóór 7 uur of stoppen na 19 uur) als een ploegenpremie te beschouwen en weigert dan de volledige vrijstelling.

Vanaf 1 april 2022 is het bovendien vereist dat de premie de bezoldiging minimaal 2% (ploegenarbeid) of 12% (nachtarbeid) doet toenemen. Ook moeten alle werknemers die ploegen-of nachtarbeid verrichten nu zonder uitzondering de premie ontvangen. Vanaf 1 april 2024 moet de premieregeling ook bij CAO, arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd, zoniet komen de premies niet in aanmerking.

Hoog tijd dus om alle arbeidsrechtelijke documenten up-to-date te maken.

2. Eén derde - norm

Voorheen kwam het totale loon van een werknemer in aanmerking wanneer deze werknemer meer dan één derde van diens arbeidstijd in de betrokken maand in ploegen- of nachtarbeid werkte. Vanaf 1 april 2022 is deze regel aangescherpt. Voortaan mag de ploegen- en de nachtarbeid niet meer worden opgeteld om na te gaan of aan deze voorwaarde is voldaan. Zaak om de bestaande arbeidsregelingen tegen het licht te houden.

3. Ploegenarbeid: gelijke inhoud en omvang van het werk

Voor ploegenarbeid moet de “inhoud en de omvang van het werk” van de opeenvolgende ploegen gelijk zijn. Maar wanneer is dat zo? Indien een ochtendploeg bijvoorbeeld taarten bakt en de middagploeg deze taarten verpakt, is dan voldaan aan de voorwaarde van gelijke inhoud? Bij controles neemt de fiscus hier zeer strenge standpunten in.

Hetzelfde geldt voor de omvang van de ploegen. Zeer beperkte afwijkingen van het aantal ploegleden zijn vaak al voldoende om de vrijstelling geweigerd te zien. Het bekijken van de ploegsamenstellingen is dus meer dan ooit belangrijk.

Twijfelt u of uw onderneming aan alle voorwaarden voldoet om een controle te doorstaan? Contacteer Daan Buylaert (partner) of Kimberley De Plucker (senior associate) bij Tiberghien Advocaten voor gericht advies.