Werken van thuis of leven op het werk?

Op basis van inzichten uit de Arbeids- en Organisatiepsychologie formuleren Prof. Tim Vantilborgh (Vrije Universiteit Brussel) en Eva De Winter (Co-voorzitter Vereniging Organisatie, Consumenten, en Arbeidspsychologie, VOCAP) tips om telewerk duurzaam te maken.

Sinds de start van de COVID-19 crisis steeg het aantal Belgische werknemers dat minstens één dag per week telewerkt van 16,9% naar 62%. Dit vormt een plotse en dramatische verschuiving, waarbij werknemers en werkgevers met weinig telewerk-ervaring plots gedwongen worden om over te gaan naar virtuele manieren om samen te werken.

De wetenschappelijke literatuur toont aan dat af en toe telewerken voordelen biedt, maar recent onderzoek leert ook dat telewerkers momenteel verschillende negatieve gevolgen ervaren. De auteurs van het rapport ‘Telewerk in tijden van COVID-19’ formuleren een aantal adviezen voor werkgevers en werknemers.

Adviezen voor werknemers

• Zoek een optimale balans voor zover de epidemiologische toestand het toelaat, tussen telewerk en kantoorwerk. Men raadt vaak twee dagen telewerk per week aan.
• Zoek actief naar manieren om te herstellen van het werk. Onderzoek geeft aan dat vooral activiteiten die los staan van het werk helpen om te ontspannen (v.b., virtuele sport lessen, wandelen, sociale activiteiten via video chat).
• Breng structuur aan in je werkdag. Kies een aparte plaats om thuis te werken en leg duidelijke werkuren vast. Gebruik rituelen om je werkdag te starten en te eindigen. Vergeet ook niet om pauzes op te nemen in je werkdag.

Aanbevelingen voor organisaties en leidinggevenden

1. Leidinggevenden moeten medelevend en familie-ondersteunend zijn. Dit betekent dat leidinggevenden empathie, aandachtige communicatie, een gemeenschappelijk project en een duidelijke visie aan de dag moeten leggen. Leidinggevenden kunnen best luisteren naar de bezorgdheden van werknemers en moeten erkennen dat elke werknemer zich in een unieke en moeilijke situatie kan bevinden.
2. Organisaties en leidinggevenden moeten duidelijk communiceren wat er verwacht wordt van werknemers tijdens deze crisis. Eigenlijk komt dit erop neer dat organisaties de vereisten van CAO 85 naleven en een formeel telewerk-beleid opstellen, inclusief een duidelijke omschrijving van verwachtingen van telewerkers (v.b., omtrent bereikbaarheid en communicatie middelen).
3. Help werknemers om structuur aan te brengen in hun werkdag en een goede telewerk-omgeving in hun woning te creëren. Tracht te vermijden dat werknemers het gevoel hebben dat ze steeds bereikbaar moeten zijn. Besef dat werknemers misschien geen goede werkplek hebben thuis en help hen in dat geval om een goede werkplek te creëren; geef hen de middelen om kantoormateriaal zoals een ergonomische stoel, toetsenbord, stabiele internet verbinding... te ontlenen of aan te kopen.
4. Blijf in contact via virtuele communicatie met collega’s. Je kan informele bijeenkomsten organiseren met virtuele middelen (v.b. een digitale koffiepauze). Start of eindig formele virtuele vergaderingen met een kort informeel moment om te polsen naar ieders welzijn. Wees je er van bewust dat deze initiatieven ook bijkomende verplichtingen kunnen creëren voor sommige werknemers (bijvoorbeeld voor werknemers waarvan de kinderen ook thuis zijn). Het is dus belangrijk om een balans te vinden tussen de nood aan sociale interactie en werkbelasting.
5. Wees empathisch en vertrouw werknemers. Continue controle drukt het gevoel van autonomie en vermindert welzijn. Leidinggevenden moeten wel zorgen voor structuur, ondersteuning en duidelijke doelstellingen. Ze moeten regelmatig polsen hoe het met telewerkers gaat. Hierbij moeten ze proberen om een psychologisch veilig klimaat te creëren, waarbij werknemers het gevoel hebben dat ze problemen kunnen bespreken met leidinggevenden en collega’s.
6. Wees flexibel en verleen steun. Wees aandachtig voor de unieke noden van telewerkers. Werknemers moeten het gevoel krijgen dat ze gesteund worden door hun leidinggevenden, wat betekent dat de organisatie moet aantonen dat ze hun bijdragen appreciëren en begaan zijn met hun welzijn.
7. Train het gebruik van nieuwe virtuele communicatie en samenwerking-instrumenten. Die instrumenten leren gebruiken kan tot stress leiden. Verminder die stress door trainingen aan te bieden.
8. Train leidinggevenden in het managen van een virtueel team. Trainingen kunnen ook hier helpen om hun communicatiestrategie en managementstijl aan te passen aan deze nieuwe context.

BRON: nieuwsblog van VOCAP, Telewerk in tijden van COVID-19. Onderzoeksrapport door Prof. Tim Vantilborgh (Vrije Universiteit Brussel) & Eva De Winter (Co-voorzitter Vereniging Organisatie, Consumenten, en Arbeidspsychologie, VOCAP)