“We moeten iedereen meekrijgen”

12 juli 2021
“We moeten iedereen meekrijgen”

Karin Van Roy begeleidt de implementatie van nieuwe processen en IT-systemen bij Arvesta vanuit het hr-departement. Het changemanagement van de organisatie verankert de verandering in het bedrijf met de steun van dienstverlener Accenture.

Arvesta, de full service partner van boer en tuinder en vooral bekend van de Aveve-winkels, is in de voorbije decennia snel uitgebreid door een combinatie van organische groei en overnames. Dat leidde tot een diverse organisatie met meer dan veertig sterke merken. Dat uitte zich ook in filialen die hun eigen systemen behielden. De raad van bestuur besliste eind 2016 om de efficiëntie van de basisprocessen te verhogen door ze te standaardiseren. Met het oog daarop besliste Arvesta om vijf centrale processen onder te brengen in een nieuw ERP-systeem (S4/Hana). Het gaat om aankoop, productie, verkoop, opslag, finance en masterdata.

Minder manueel werk

“Dankzij onze schaalgrootte kan het invoeren van bekende best practices veel efficiëntie brengen. Daarmee maken we de organisatie ook meteen klaar voor een digitale toekomst. Zeker de achtergrondprocessen zoals de verwerking van facturen, maar ook de aankoop van bedrijfswagens of de aanwerving van uitzendkrachten verlopen beter en efficiënter als je ze centraal aanstuurt. Het heeft ook geen zin 38 aparte payrollsystemen te behouden. Daarbij focussen we volledig op het veranderingsmanagement voor onze 2.000 medewerkers. Belangrijk is dat we het manuele, administratieve werk zo veel mogelijk automatiseren en weghalen bij de mensen. Zo kunnen zij zich concentreren op de toegevoegde waarde voor onze klanten,” zegt Karin Van Roy, chief hr officer.

“Voor die verregaande automatisering moesten we input krijgen van de verschillende afdelingen om te horen wat ze nodig hadden voor een goede werking van hun afdeling en activiteiten”, zegt Anneleen Aerts, senior manager Talent & Organization van Accenture. “In het kader daarvan hebben we een aparte groep opgericht om de implementatie te beheren: Business Led Platform Transformation. De naam zegt het al: de business neemt de leiding van de verandering op zich en werkt nauw samen met IT. De groep bestaat uit een zeventigtal medewerkers van Arvesta en Accenture.”

Mensen maken het verschil

Dat was niet van bij het begin zo. Karin Van Roy: “Eerst was het te veel een IT-project. We beseften dat de omwenteling van ons bedrijf er alleen kon komen als alle medewerkers erbij betrokken waren. Het changemanagement kwam dus meer naar de voorgrond. Het implementatieteam rapporteert nu rechtstreeks aan de ceo van Arvesta. Die aanpassing past ook beter bij de aanpak van het bedrijf: wij geloven dat de mensen het verschil maken.”

Het implementatieteam besteedt veel aandacht aan het opvangen van de medewerkers die de veranderingen mee gestalte geven. Anneleen Aerts: “Een tiental mensen van het transformationteam bestaat uit medewerkers met een hr-focus die zorgen voor de training, het stakeholdermanagement én de interne communicatie. We besteden veel tijd aan de voorbereidende gesprekken met de betrokkenen om iedereen op dezelfde lijn te krijgen. Als consultants zijn we het gewend om alignement-vergaderingen te organiseren, maar we schrikken er ook niet voor terug om pre-pre-alignementmeetings op te zetten. Iedereen moet mee kunnen en daar nemen we de tijd voor.”

“Dat houdt ook in dat we samen met de betrokkenen een gemeenschappelijke visie uitwerken en die dan achteraf stap voor stap uitvoeren. We meten ook de adoptie van die gemeenschappelijke visie en de change readiness met korte maar regelmatige pulse-enquêtes”, zegt Anneleen Aerts.

Falen is geen optie

“Van nature zijn de consultants geneigd om sneller te gaan en alles te doen om de deadline te halen. Maar als de organisatie niet volgt, heeft dat geen zin. We mogen zeker geen stappen overslaan en indien nodig moeten we ook meer tijd nemen. Failure is not an option. We vinden deze transformatie belangrijk en zijn daarom geneigd om nu liever te veel medewerkers op het project te zetten dan te weinig. Later zullen we de vruchten ervan plukken”, zegt Karin Van Roy.

Uit de continue opvolging blijkt in ieder geval dat de medewerkers zelf vragende partij zijn voor de grondige veranderingen die het project met zich meebrengt. “We hebben nu in één onderneming de processen en het ondersteunende systeem kunnen uitrollen. Dat wil niet zeggen dat daar alles perfect liep vanaf dag één, maar het is wel duidelijk dat de medewerkers de voordelen al aan den lijve voelen. Dat maakt dat de andere afdelingen nu vragende partij worden om zelf ook snel de stap te zetten”, aldus Karin Van Roy.

Future of work: het hybride model

De pandemie heeft de trend van digitale technologie en -bedrijfsmodellen versneld, waardoor digitale transformatie van cruciaal belang is geworden. Maar er is meer nodig dan technologie alleen. Bij Arvesta zie je de aandacht voor de impact van die evoluties op de mens. Die noodzaak blijkt ook uit een onderzoek van Accenture over het nieuwe werken. 83% van de medewerkers zou een hybride model ideaal vinden wanneer ze weer naar de werkplek komen. “Dat houdt in dat ze heel vaak – tot zelfs vier dagen per week – thuis willen werken, maar toch ook regelmatig naar hun werkplek afzakken. Mensen die het hybride model al hanteerden tijdens de covid-19-crisis konden bogen op een betere mentale gezondheid en sterkere werkrelaties. Ze voelen zich ook beter en vertoonden minder burn-outs”, zegt Bart Auwers, managing director Accenture Belgium.

Volgens hem moeten werkgevers en specifiek hr-afdelingen daarom zorgen dat werknemers een grote mate aan autonomie krijgen om hun werk in te vullen. Daarnaast moeten ze waken over de mentale gezondheid, in opleiding en training voorzien over digitale competenties en ondersteunend leiderschap vertonen om dit alles waar te maken.