Privacyverklaring

‘We houden de business compliant en operationeel’

2 december 2022
Tekst
Jo Cobbaut

Stel: de kerncompetentie van uw organisatie is maken dat klanten makkelijk hun data kunnen beheren en valoriseren. Hoe zorgt u dan voor de eigen hr-data? Mairi Cameron gunt ons een blik onder de motorkap vanuit haar rol als senior director People Operations bij Collibra.

Collibra kent u als dataspecialist en als eerste Belgische techstart-up met de status van unicorn. Collibra levert inmiddels aan meer dan vijfhonderd klanten wereldwijd een dataplatform en telt ruim 1.200 medewerkers. Om die groei te ondersteunen, gebruikt het bedrijf nu een enterprise cloudapplicatie voor hr en loonberekening van Workday. Wij vroegen aan Mairi Cameron van Collibra wat dat alles betekent voor hr.

Mairi Cameron blikt alvast tevreden terug op die implementatie, maar voor ze daarover meer vertelt, willen we nog even weten wat een dataspecialist als Collibra zoal doet voor zijn klanten. Mairi Cameron: “We helpen klanten om data te verzamelen op een accurate en betrouwbare manier, zodat ze die kunnen gebruiken voor verschillende doelen, voor verschillende gebruikers en voor uiteenlopende platformen. Dat gebeurt dan via een dataplatform. Uiteenlopende gebruikers kunnen daarlangs hun data vinden, organiseren en begrijpen, ook als die data uit diverse bronnen komen. Zo kunnen alle datagebruikers op één platform terecht vanuit één strategie, over heel de wereld. We zijn voor datateams wat Salesforce is voor salesmedewerkers of Workday voor peopleteams.”

Data correct gebruiken

In die context ondersteunt het People Operations-team van Mairi de business als partner voor alle diensten en platformen van People Operations, zodat iedere Collibrian altijd aan zijn data raakt en die ook correct kan gebruiken. Een voorbeeld daarvan is de naleving van de privacyregels die van toepassing zijn in het land van de gebruiker. Nog wat concreter: tijdens de pandemie was het relevant om in sommige landen te vragen naar vaccinaties, maar in andere dan weer niet. “We houden de business compliant en operationeel.”

Colibra gebruikt sinds twee jaar Workday als unieke bron voor alle waarheid. Mairi: “People Operations zorgt, samen met de IT-afdelingen, voor een vlotte connectie van alle bestaande systemen met Workday. We waken er bijvoorbeeld over dat iedereen toegang heeft tot de data die bij hun functie horen, vanaf het moment dat ze ook effectief in die functie zitten. We zorgen bijvoorbeeld ook voor beschikbaarheid van nieuwe functionaliteiten. Onlangs hebben we een module voor payroll en benefits ingevoerd in de Verenigde Staten.”

Het klinkt erg techie, maar Mairi Cameron leidt géén IT-afdeling. “Workday is intuïtief en procesgericht. Het systeem is ontworpen om geïnstalleerd te worden door niet-technische medewerkers. Die laatsten denken vooral functioneel. Ik heb vier direct reports: één managet het HCM-technologieteam. Een tweede zorgt voor de workforceplanning en headcount analytics en voor gebruiksvriendelijke dashboards. Bovendien schetst zij scenario’s om te zien wat de impact kan zijn van bepaalde gebeurtenissen op de workforce. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe pandemie. Daarnaast volgen nog twee teamleden de dagelijkse operationele zaken op, zoals de integratie van nieuwe rekruten, contracten, enzovoort.”

Verminderde werkdruk

Het People-team zit verspreid over Polen, België, het Verenigd Koninkrijk, New York, Atlanta, Californië enzovoort. Dankzij Workday HCM kunnen ze allen vlot samenwerken, wat een belangrijke strategische doelstelling was voor het hele bedrijf. Mairi Cameron: “Maar verder daalt ook de tijd die het hr-team aan administratieve taken besteedt aanzienlijk. Zo is de rapportering over afwezigheden, die vroeger weken in beslag nam, nu nog maar een kwestie van een paar muisklikken. De verminderde werkdruk verbetert de balans tussen het werk- en privéleven van het hr-team, maar stelt de leden ook in staat om meer verantwoordelijkheid op te nemen en om hun leiderschapsvaardigheden verder te ontwikkelen. Als gevolg daarvan is het belang van de bijdrage van het People-team in de hele organisatie duidelijker geworden.”

Wat daarbij ook helpt, zijn overzichtelijke dashboards. Daarmee kan hr nu beter en sneller beslissen. Mairi Cameron noemt de nieuwe informatie over factoren zoals verloop, nieuwe aanwervingen en verlof die managers kunnen krijgen, zelfs “fenomenaal”. Bovendien krijgt hr veel minder vragen, wat nieuwe strategische mogelijkheden oplevert. “Door de groei en de constante verandering willen we alle medewerkers dezelfde kwalitatieve journey bieden. Voor een groot deel gaat het daar richting selfservice, zodat mensen desnoods van thuis dingen kunnen regelen, zoals een vakantie boeken vanop hun telefoon. Voor complexere zaken moeten ze snel weten waar de nodige informatie te vinden is. Voor nog complexere kwesties willen we dat ze vlot de juiste specialist vinden die hen helpt. We willen alle Collibrianen bieden wat ze nodig hebben op het moment dat ze dat nodig hebben. Dat is essentieel om de betrokkenheid op peil te houden.”

Permanent luisteren

Die betrokkenheid bewaakt Collibra door permanent te luisteren aan de hand van een tool (Workday Peakon Employee Voice). Mairi Cameron: “Elke teamleider bespreekt elke nieuwe survey met zijn of haar team. Peakon is belangrijk; er gaan altijd wel geruchten de ronde, maar zo weten we wat er echt leeft. Zo wisten we bijvoorbeeld dat onze medewerkers echt worstelden met hun mentale evenwicht gedurende de pandemie. En de programma’s die we opzetten op basis van die signalen, werden zeer goed ontvangen door onze medewerkers. Het systeem is flexibel. Je kunt desgewenst specifieke vragen stellen naar aanleiding van bepaalde events, maar te veel verandering gaat soms ten koste van de continuïteit in de analyse van de antwoorden.”

Mairi Cameron was blij met de snelle en eenvoudige implementatie, zeker in de context van de groei en de nood aan extra talent. “Ons wervingsprogramma had tijdens de covid-19-pandemie vertraging opgelopen. Gelukkig was de implementatie op vier maanden volledig klaar. Ook de integratie verliep vlot. We zijn er zelfs in geslaagd om zelf integraties op te zetten, zonder hulp van consultants of derden”, vertelt Mairi Cameron.

Toch koos ze niet voor een big bang. “Onze organisatie groeide heel sterk, dus medewerkers kregen al veel veranderingen te verwerken, onder meer in andere systemen zoals voor sales enzovoort.” Om die veranderimpact te beperken, koos Collibra voor een geleidelijke invoering.