Vijf tips voor plaats- en tijdsonafhankelijk werken

Bij Securex werkt momenteel 95% van de werknemers op afstand. Occasioneel en structureel telewerken was er al ingeburgerd. De coronadreiging duwt het bedrijf naar telewerk op een massale schaal. Wat leren we uit die praktijk?

Een centrale focusgroep bereidde de crisis voor: wat hebben de verschillende functies en de werknemers nodig om succesvol thuis te werken? Welke datacapaciteit is er nodig? “Op die vragen lag het antwoord klaar voor de coronastorm op kruissnelheid kwam”, legt talent manager Caroline Semey uit.

Wat doet de focusgroep vandaag?

• Hij zorgt voor een dagelijkse update van de geldende maatregelen.
• Hij coördineert een centraal mailadres waar alle medewerkers terecht kunnen met vragen over hun werkomgeving, de combinatie van werk en gezin, technische vragen over de tools en de impact van de crisis op hun job.
• Hij organiseert een callcenter voor de klanten van het sociaal secretariaat. Medewerkers uit andere afdelingen springen tijdelijk bij in de kernactiviteit van het bedrijf.

Leiderschap

In de opleiding voor leidinggevenden zit een module die hen de juiste mindset en competenties bijbrengt over telewerken. De praktijk leert hen bovendien veel. Die inzichten wisselen ze uit. Securex zet een apart informatiekanaal op om leidinggevenden te ondersteunen. “We gaan bijvoorbeeld korte inspirerende webinars organiseren”, aldus Caroline Semey. “Leidinggevenden moeten alert zijn voor de signalen die ze capteren bij de medewerker.”

Vijf adviezen

1. Tools: Zorg voor de juiste tools om thuis optimaal te functioneren: samenwerken met collega’s, professioneel communiceren met klanten, beschikken over alle informatie. Sensibiliseer ook rond digitaal werken zonder papieren.

2. Afspraken: Hoe ga je om met deze situatie? Hoe maken we onze zorgen bespreekbaar? Maak hierover goede afspraken en laat het team maximaal aan dat proces meewerken. Het voordeel: de afspraken zijn gedragen want ze zijn gebaseerd op vertrouwen. Er komen vaak fantastische ideeën uit de groep. Spreek uiteraard ook af via welk kanaal de medewerkers met elkaar communiceren.

3. Leer van elkaar: Securex communiceert op een vaste plaats op het intranet tips voor de werknemers. Dagelijks belichten ze één ervan in de diepte. Medewerkers reageren op elke post met feedback en nieuwe ideeën.

4. De CEO communiceerde intern een videoboodschap om samen deze uitdaging aan te pakken. De inhoud en de toon zorgen voor het vertrouwen om problemen te durven benoemen en te bespreken.

5. Coach: Voorzie psychologische ondersteuning op een laagdrempelige manier en bied online coachingsessies aan. Sommige persoonlijkheden hebben er nood aan, in een veilig kader.