Eén keer per week of per maand verlonen, is dat nog wel van deze tijd? Het is één van de vragen die aan de basis liggen van Earnie, een slimme loonmotor. Slim, want Earnie kent niet alleen de sociaal-juridische wetgeving, maar zal uiteindelijk zelfs zorgen voor ontwikkelingen zoals realtime verloning. De eerste klanten stellen intussen met eigen ogen vast hoe de tool hun dienstverlening optimaliseert.
HR is net zoals andere afdelingen volop aan het digitaliseren, maar we zien dat IT hier toch iets langzamer voet aan de grond krijgt. Logisch ook, want processen zoals verloning van medewerkers moeten correct en betrouwbaar zijn. En waarom veranderen wat tot hiertoe altijd gewerkt heeft? De laatste jaren is de IT-kloof wel flink gekrompen, met dank ook aan het ruime aanbod HR Tech-providers op de Belgische markt. De belangrijkste trends op dit vlak zijn overigens te lezen in de alweer derde editie van de trendbaHRometer, een digitaal magazine over Belgische HR Tech-ontwikkelingen.
Earnie is een van de innovatieve HR-tools die in dit landschap ontstaan is. Het is een slimme loonmotor die het leven van HR-verantwoordelijken, en dan vooral dat van de Payroll Officer, aanzienlijk vereenvoudigt en bovendien de weg vrijmaakt voor nieuwe manieren van verlonen. De tool is ontwikkeld door Prato, een bedrijf dat deel uitmaakt van geneHRations, de Belgische HR Tech cluster. Vandaag wordt de loonmotor enerzijds al ingezet om de eigen dienstverlening te ondersteunen, maar anderzijds kunnen ook klanten de software inschakelen om hun loonbrieven te berekenen.
Het berekenen van lonen gebeurt meestal één keer per week of per maand. Een klassieke loonmotor verwerkt hierbij ’s nachts alle input om de loonbriefjes op te stellen. Deze manier van werken betekent ook dat de payrollverantwoordelijken met serieuze pieken in de werkdruk te maken krijgen. Een dagje verlof nemen is op dit soort dagen vaak geen optie. Dat past natuurlijk niet meer in de huidige tijdsgeest waarin flexibiliteit vooropstaat. Het zette de initiatiefnemers van Prato aan tot nadenken …
Dat HR-afdelingen ook zelf graag zo efficiënt mogelijk willen werken, blijkt uit een recente survey van Prato en iVOX. Ongeveer de helft van de deelnemers was het er roerend over eens dat de loonpiek zou moeten worden afgevlakt. Toch blijkt uit dezelfde studie dat vier op de tien hun verloningsprocessen nooit in vraag stellen. En slechts één op tien is van oordeel dat ze met verloning een verschil kunnen maken. Hoog tijd voor een mentaliteitswijziging en Earnie blijkt de geknipte tool om hiervoor te zorgen.
De eerste gebruikers stellen in elk geval vast dat Earnie nieuwe troeven biedt die met oude technologie niet haalbaar waren. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat die oude loonmotor meteen rijp is voor de vuilnisbak. Een sterke loonmotor is het resultaat van een bouwproces dat intussen 20 jaar loopt. Earnie beschikt over een stevige basis die stoelt op ervaringen met klassieke oplossingen. De komende jaren zal de nieuwe loonmotor via praktijktoepassingen bovendien nog een flinke dosis maturiteit kweken.
Eén van de ontwikkelingen die Earnie kan stimuleren, is de overgang naar versnelde uitbetaling. Wellicht liggen niet veel mensen daar op dit moment wakker van, maar het is een trend die vanuit de Angelsaksische wereld op ons afkomt. Zeker bij jongeren zien we al de behoefte om snel loon naar werken te krijgen. En stel dat een uitzendkracht tussen twee jobs moet kiezen, waarbij de ene om de twee weken en de andere elke dag betaalt, dan zullen steeds meer mensen voor de tweede werkgever kiezen. Zoiets ondersteunen is alleen mogelijk met een systeem dat in realtime lonen kan berekenen.
Terwijl realtime verloning op veel plaatsen nog verre toekomstmuziek lijkt, ondervinden de gebruikers van Earnie vandaag al heel wat andere voordelen van deze technologie. Zo vermindert Earnie het aantal fouten op loonbrieven met gemiddeld 25%. De slimme loonmotor is immers op de hoogte van recente sociaal-juridische wetgeving en van afspraken binnen de paritaire comités. Neem bijvoorbeeld de koudepremie: arbeiders die in koelruimten werken hebben recht op een toeslag, maar vandaag verwachten we dat elke payroll officer dat weet en die toeslagen kent. Earnie zal dergelijke premies onmiddellijk meenemen in de loonberekening. En dankzij de continue updates zal Earnie in staat zijn om de wetgeving te blijven volgen.
Door fouten tot een minimum te beperken, gaat de kwaliteit van de dienstverlening er dus fors op vooruit. Ook omdat HR-verantwoordelijken hun tijd beter kunnen indelen. Zo daalt de werkdruk fors wanneer de loonberekening niet meer op één piekmoment samenkomt. En die extra tijd kunnen ze besteden taken die het verschil kunnen maken.
Uiteindelijk doorlopen de voordelen van Earnie dus de hele keten van loonberekening, met als eindstation tevreden werknemers die hun loon altijd snel en correct uitbetaald krijgen.
Nu de eerste klanten met Earnie werken, is de loonmotor klaar om grootschalig te worden uitgerold. Bij de ontwikkeling is er immers voor gezorgd dat de nieuwe tool perfect aansluit bij de verwachtingen van mensen omtrent een klassieke loonmotor. In de huidige fase wordt samen met die gebruikers hard gewerkt om Earnie nog slimmer en efficiënter te maken. De fundering is met andere woorden klaar en nu krijgen klanten een unieke kans om hun eigen accenten te leggen en er een knap huis op te bouwen.
In de nabije toekomst wil Prato het realtime aspect van Earnie verder uitwerken. Ook dat proces zal samen met de gebruikers gebeuren. Zij moeten hun proces namelijk aanpassen aan een realtime loonmotor en kunnen de slimme loonmotor inschakelen om innovatie te stimuleren. Een van de ideeën waar Prato mee speelt, is de organisatie van een hackaton met allerlei creatieve breinen, jonge ondernemers en medewerkers van uitzendkantoren.
De roadmap voor de komende maanden komt dus overeen met het initiële idee achter de ontwikkeling van Earnie: de markt uitdagen en samen op zoek gaan naar nieuwe manieren om verloning en HR te transformeren. Heb jij ook interesse gekregen in de mogelijkheden van een slimme loonmotor als Earnie? Bezoek dan zeker de website van Prato voor meer informatie of neem contact op.
Tekst Joris Peumans & Jerry Hamal (Prato)
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
