Hybride werkvormen bieden kansen maar coördinatie is nodig

28 september 2021
Tekst
Jo Cobbaut
Beeld
Bruno Holvoet
Hybride werkvormen bieden kansen maar coördinatie is nodig

Hybride werkvormen voor kantoormedewerkers zijn de norm bij grote organisaties. Beltug vernieuwde zijn ‘Aanbevelingen voor een corporate policy’ met de best practices van haar leden. De sectorvereniging van it-managers, zag dat een op twee organisaties de kantoren herinricht. Zeven op tien installeren hybride vergaderzalen.

Afgelopen zomer hield Beltug haar jaarlijkse prioriteiten-enquête onder de Belgische CIO’s. Daarin werd ook gepeild naar de intenties rond telewerk voor het najaar. 31% van de organisaties verwachten 2 dagen telewerk per week, 16% kiest voor 2,5 werkdagen telewerk, 25% gaat voor 3 dagen, 19% laat meer dan 3 dagen toe. Slechts 9% van de organisaties staat minder dan 2 dagen toe.

Flexibele telewerknormen

Het gemiddelde komt op 2,7 dagen, wat betekent dat de werkweek globaal gezien netjes verdeeld wordt tussen kantoorwerk en thuiswerk. Een aantal bedrijven en overheidsinstanties blijkt vrij flexibel om te gaan met de telewerk-norm: medewerkers krijgen er de mogelijkheid om hun telewerkdagen te spreiden over een hele maand of soms zelfs over het hele kwartaal.

Danielle Jacobs, CEO van Beltug, nam alvast toch ook voorbeeldclausules op in de nieuwe gids voor afspraken rond wie al dan niet in aanmerking komt voor telewerk, aspecten van arbeidsduur en bereikbaarheid, de tussenkomsten in de kosten, het ter beschikking stellen van materiaal, het mobiliteitsbudget, enzovoort...

7e editie : van e-mail op het werk tot online samenwerken

Het is de 7e keer dat de aanbevelingen worden gepubliceerd. Danielle Jacobs: “De wereld is grondig veranderd sinds de eerste editie. De eerste versies gingen in hoofdzaak over de invoering van e-mail en mobiele telefoons op het werk. Intussen zijn digitale tools niet meer weg te denken en behandelen we een heel ruim spectrum van onderwerpen over telewerk, digitaal samenwerken, Bring Your Own Device, data en security. Het leidt geen twijfel dat de corporate policy in onze bedrijven verder zal blijven evolueren de komende jaren.”

Security blijft de grootste uitdaging

Een belangrijk hoofdstuk in de Beltug-aanbevelingen gaat over cyberbeveiliging. Hoe kunnen bedrijven hun medewerkers sensibiliseren? Welke security principes en controles worden best gehanteerd? Wat zijn de aandachtspunten wanneer medewerkers hun eigen toestel kunnen gebruiken (BYOD)? Ook de nood aan dataclassificatie en een goed databeheer wordt behandeld. Meer online werken houdt immers ook het gevaar in dat bedrijfsdocumenten publiek gaan circuleren.

“Als organisatie is het actief werken aan het bewustzijn rond cyberbeveiliging een must. De corporate policy is een goede plek om daar afspraken rond te maken, maar zeker niet voldoende. Sensibiliseren, herhaaldelijk communiceren en het ondersteunen van de gebruikers thuis blijven belangrijke acties”, aldus Levi Nietvelt, Business Manager bij Beltug.

Beltug wijdt in de aanbevelingen ook een hoofdstuk aan de privacy-aandachtspunten in het kader van telewerken, zoals het toezicht op internet- en e-mailgebruik, het opnemen van meetings, monitoren van werknemers en apparaten, geolocalisatie en het verwerken van gezondheidsgegevens. Ook deze aandachtspunten zijn nu nog relevanter geworden dan ooit tevoren.

De kansen die telewerk biedt

Telewerk biedt daarnaast een hele reeks kansen aan organisaties om het kantoorwerk beter en efficiënter te organiseren. Om te beginnen blijkt uit de jongste Beltug-bevraging dat zowat de helft van de bedrijven en overheidsinstellingen hun kantoren heeft heringericht of plannen heeft om dat te doen. Daarbij gaat het om het inrichten van hybride vergaderzalen (70%), het uitbreiden van het aantal vergaderruimtes (48%) en het verminderen van het aantal vaste werkplekken (48%).

Steeds meer organisaties stappen over op digitaal archiveren en voeren het gebruik van een elektronische handtekening in. Wanneer mensen op verschillende plaatsen werken, is elektronisch handtekenen veel handiger dan papieren documenten die geprint en gescand moeten worden.

En uiteraard heeft telewerk ook een grote impact op de mobiliteitsgewoonten van kantoorwerkers. Overschakelen op nieuwe vormen van mobiliteit of het invoeren van een mobiliteitsbudget biedt nieuwe mogelijkheden om te voorzien in de noden van werknemers. Dit vergt echter een gecoördineerde aanpak van het IT-departement samen met HR, het sociaal secretariaat, fiscale experten en de aanbieders van de diensten. Naarmate Mobility as a Service (MaaS) verder doorbreekt zal dergelijk overleg meer aandacht vergen, gelet op de administratieve, boekhoudkundige en fiscale complexiteit.