Nieuw HRIS als hefboom voor globale bedrijfscultuur

Allnex is een toonaangevende wereldwijde producent van industriële coatingharsen. De implementatie van een nieuw HR Information System (HRIS) droeg bij tot de integratie van de verschillende bedrijven die de groep verwierf. Hr-directeur Petra Zimmer: “Kies voor een HRIS dat aansluit bij je strategie. En onderschat de veranderende rol van het hr-team niet.”

4.000 medewerkers verspreid over 38 locaties. Allnex, met hoofdkantoor in Frankfurt, is een groep die ontstond uit verschillende fusies en acquisities, met een kleurrijke diversiteit aan systemen en processen. Een globale hr-strategie vergt een uniform HRIS. De keuze van Allnex viel op SuccessFactors.

Wereldwijd organogram
“Het nieuwe HRIS-systeem maakte deel uit van de integratie”, aldus Petra Zimmer. “Een logisch vervolg op het design van een globale organisatiestructuur.” Allnex stroomlijnde zo de wereldwijde processen en systemen. Ze realiseerden op die manier efficiëntiewinsten, betere beschikbaarheid van actuele data en online dashboards.

De snelheid waarmee hr-gerelateerde informatie ter beschikking is van managers, is enorm toegenomen. Zij genereren nu zelfstandig de data van de hr-KPI’s die ze willen analyseren. Dat gebeurt op een gebruiksvriendelijke en automatische manier. Het manueel verzamelen en aanleveren van data door de hr-afdeling is verleden tijd.

Weerstand
Allnex investeerde in voldoende communicatiemomenten, webinars en changemanagement om de interne weerstand bij gebruikers het hoofd te bieden. “Managers vreesden dat wij het werk op hen zouden afschuiven”, vertelt Petra Zimmer. “En medewerkers voelden zich nog niet comfortabel bij de ‘employee self service-module (ESS)’.” Allnex kiest voor een beleid dat de medewerker centraal plaatst. SuccessFactors sluit daarbij aan omdat het design draait rond de behoeften van de werknemers en managers.

Zimmer adviseert om voldoende tijd te voorzien voor het volledige traject van analyse tot implementatie. “It’s a journey.” De kantoormedewerkers volgen een online training om de ESS-module aan te leren. Arbeiders kunnen terecht in lokale kiosken om persoonlijke data te actualiseren en documenten op te laden.

Nieuwe rol voor hr
Een van de doelstellingen was om het volume aan administratief hr-werk te verminderen en die is meer dan geslaagd. Parallel met het implementatieproces, zette Allnex een upgrade op van de hr-rol. Er ontstond een geleidelijke verschuiving van lokaal hr-management naar een globaal hr-businesspartnerschap per functie. “Mijn medewerkers hebben nu ook een globale verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld op het vlak van talentmanagement. We werken in een matrixstructuur”, verduidelijkt Petra Zimmer. Zo vergroot de toegevoegde waarde van het team voor de interne klanten.

Een voorbeeld: de module performancemanagement is intussen wereldwijd uitgerold. De hr-businesspartners zetten cross-border kalibratiesessies op met hun interne klanten om de evaluatiescores te bespreken en in een breder perspectief te plaatsen.

In tandem
Allnex koos voor Flexso For People als partner in het integratieproces van SuccessFactors. Allnex kent de bedrijfsprocessen, Flexso For People zowel de software als de beste praktijken. Dat biedt een efficiënte vertrekbasis. De consultants daagden Allnex op een gezonde manier uit om de opzet relatief eenvoudig en licht te houden. “Zo maak je snel progressie en blijf je wendbaar. Het heeft weinig toegevoegde waarde om elke uitzondering in je proces te automatiseren. Concentreer dus op de essentie.”

(Apart kader)

3 Lessons Learned

1. Zet je beste medewerkers op het project, zorg voor voldoende staffing en aanvullende projectexpertise. Bij Allnex betekende de implementatie een gevoelige stretch voor het hr-team bovenop hun dagelijkse verantwoordelijkheid.

2. Start tijdig met dataconversie. Het is complex en tijdrovend om alle data op te laden in het systeem. Allnex koos voor een data-historiek van drie jaar.

3. Een goede voorbereiding: engagement van het leiderschap, duidelijke doelstellingen en prioriteiten en een realistische planning zijn noodzakelijk.