Mobiele hr-tool wijst de weg voor duizenden logistieke medewerkers

21 juni 2021
Mobiele hr-tool wijst de weg voor duizenden logistieke medewerkers

De groeisnelheid van logistiek bedrijf H.Essers in binnen- en buitenland blijft hoge toppen scheren. Om dat proces te faciliteren, horen de hr-processen even efficiënt te zijn als elders in de organisatie. Dat lukt via een digitale transformatie. “De technologie leidt naar een andere manier van samenwerken, maar we blijven één hr-team.”

H.Essers koos voor Workday als de nieuwe geïntegreerde masterdatabase. PwC begeleidt de implementatie. Een gebruikersapp wordt de nieuwe centrale tool voor de zevenduizend medewerkers van H.Essers. Dat biedt hen meer transparantie over hun hr-data. Ondanks de verregaande digitalisering, blijft de medewerker centraal staan. “Een internationale chauffeur ziet soms meerdere dagen niemand. Hr blijft de eerste contactpersoon”, aldus chief human resources officer Mike Dautzenberg. “Dat geldt ook voor de magazijnmedewerkers die in shiften werken. We koesteren onze familiewaarden in het bedrijf.”

Gemeenschappelijke waarden zoals ondernemerschap en positivisme zijn ook bepalend in de keuze van H.Essers om samen te werken met PWC voor de implementatie. Ze kozen ervoor om geen klassieke relatie als klant en leverancier op te zetten. “De projectmedewerkers van beide partijen zijn vermengd in het team, houden wederzijdse belangen in het oog en hebben vertrouwen in elkaars capaciteiten”, vertelt Eva De Vries, directeur hr-technology.

One team

De implementatie van Workday gebeurt in alle landen van Europa waar H.Essers vestigingen heeft. Het hr centre of excellence blijft in Genk. “Maar vanuit Limburg leggen we onze wil niet op. In de internationale workshops leren de landen van elkaar. De hr-medewerkers elders in Europa zijn actief betrokken. One Team is trouwens een van de acht bouwstenen in de hr-strategie”, legt Dautzenberg uit.

Een internationaal geïntegreerd hr-beleid is essentieel om mee te groeien met de bedrijfsdoelstellingen. “Talentmanagement, successieplanning, rekrutering, payroll en administratie: die processen moeten vlekkeloos en uniform verlopen.” De uniformiteit strekt zich uit over de landen heen. Alleen juridische vereisten, maatschappelijke en culturele gevoeligheden laten ruimte voor lokale aanpassingen.

Mobiel

De technologie maakt een nieuwe vorm van samenwerken mogelijk. “Businessprocesconfiguratie zorgt voor vereenvoudigde en gestroomlijnde processen en data”, aldus Eva De Vries. De digitale transformatie voor H.Essers levert een schat aan kwalitatieve data op waarop het bedrijf kan sturen. In plaats van een arsenaal aan spreadsheets, is er nu slechts één bron met waarheidsgetrouwe data. KPI’s zoals personeelsverloop, absenteïsme, workforceplanning en doorlooptijd van vacatures zijn nu in een dashboard overzichtelijk weergegeven, wat snelle en gerichte interventies mogelijk maakt.

De mobiele tool is de spil in de samenwerking tussen hr en de omvangrijke populatie aan logistieke medewerkers om informatie te communiceren, maar ook om hen in de toekomst te helpen op te leiden. Het projectteam schenkt de nodige aandacht aan de training van de eindgebruikers via korte videos, webinars en de train-the-trainermethode. De supervisors zijn betrokken in de testfase en treden op als ambassadeurs voor hun teams.

Traject voor hr

Mike Dautzenberg en Eva De Vries beschouwen het traject als een echte businessgedreven episode. “Maar door de omvang van de integratie is het ook een technologisch hoogstandje”, vertellen ze trots. Er ging veel tijd naar het voortraject, de businesscase en het aan boord trekken van de sponsors. Om de Workdaytrein goed op te starten, maakten ze talrijke assumpties in het proces wat leren en prestaties betreft. Er is een strikte bewaking van de scope. Die investering loont: de afwijking op de gebudgetteerde implementatiekost bedraagt nauwelijks een halve procent.

“In een hr-cloudproject is het belangrijk dat de implementatie snel volgt want de rekening loopt. In de workshops moet je kleur bekennen en beslissingen nemen zodat de programmatiefase van start kan gaan. ”

De overnamerit van H.Essers heeft de eindstreep nog niet bereikt. “Hoe meer acquisities, hoe meer je de nieuwe bedrijven moet meenemen in je processen en filosofie”, stelt Dautzenberg. PWC leidt de hr-specialisten van H.Essers op zodat zij toekomstige integratie-oefeningen zelf weten te leiden. Zo versterken ze de interne competenties en jobtevredenheid van deze medewerkers.

Toekomstige hr-competenties

Het HRIS-team van H.Essers telt ondertussen al vier personen. Welke competenties en profielen heeft het hr-departement van de toekomst nodig? “Dat zijn zeker dataspecialisten, digitale trainers en mensen die procesmatig denken en over een redesignreflex beschikken. De uitvoerende controle- en administratietaken nemen gaandeweg af via de automatisering. Dat geautomatiseerde apparaat is zo lean mogelijk: de kern van het systeem moet honderd procent in orde zijn.

Hr heeft een klantgerichte rol om met de uitdagingen bezig te zijn die een grotere meerwaarde opleveren, zoals levenslang leren, inzetbaarheid en absenteïsme. De hr-businesspartners bewaken de bedrijfsculturele normen en waarden. “De adoptie van het digitale luik sluit daarbij aan en is complementair met onze huidige cultuur”, besluit Dautzenberg.

Drie conclusies

1. Zorg voor een heldere visie op het stroomlijnen en vereenvoudigen van je processen. Kijk kritisch naar de huidige processen en durf heilige huisjes in te trappen. Kies voor transparantie en mobiele toepassingen, die data-inzichten bieden voor elke medewerker. Hr is de goede beheerder van de data en deelt die als facilitator met de organisatie.

2. Durf te springen en projecten op te zetten, ondanks de negatieve verhalen die je soms hoort waaien. Zet je designprincipes voorop en wijk er onderweg niet meer van af. Houd je visie voor ogen.

3. Investeer in een goede samenwerking met stakeholders, zoals je ICT-departement, zowel op het technische- als functionele vlak.