Kan een werknemer goedgekeurde vakantieaanvragen wijzigen?

Velen hebben al lang op voorhand hun zomervakantie vastgelegd en dreigen nu geconfronteerd te worden met ofwel een wettelijk verbod om te reizen naar de betrokken bestemming, of minstens een aanbeveling om vermijdbare reizen ook effectief te vermijden. De vraag stelt zich of de werknemer in dat geval zijn vakantieaanvraag kan annuleren en pas later de vakantiedagen waar hij recht op heeft opnemen?

Het antwoord hierop hangt af hoe de vakantiedagen juist werden vastgelegd. Op de eerste plaats kunnen vakantiedagen worden vastgelegd op het niveau van het paritair comité, wat heel uitzonderlijk is. In heel wat ondernemingen worden vakantiedagen op collectieve basis vastgelegd, hetzij door een beslissing van de ondernemingsraad, hetzij een akkoord met de vakbondsafvaardiging. Voor dergelijke collectieve vakantiedagen is het akkoord van de individuele werknemer niet vereist.

Een dergelijke beslissing van de ondernemingsraad of een akkoord met de vakbondsafvaardiging kan wel nog worden gewijzigd in de loop van het jaar door een nieuwe beslissing van de ondernemingsraad of door een nieuw akkoord met de vakbondsafvaardiging.

Bij gebrek aan een collectief akkoord worden de vakantiedagen vastgesteld op basis van een individueel akkoord tussen werknemer en werkgever. Een werknemer kan niet eenzijdig beslissen om op een bepaalde dag vakantie te nemen, en omgekeerd kan de werkgever niet opleggen dat een werknemer tijdens een bepaalde dag verplicht vakantie opneemt.

Kort geding

De wetgeving voorziet niet uitdrukkelijk wat er moet gebeuren als een werknemer en een werkgever het niet eens kunnen worden over wanneer vakantiedagen opgenomen moeten worden. Een werknemer kan een kort geding aanspannen met het verzoek dat de voorzitter van de arbeidsrechtbank de data vastlegt. Het praktische nut van deze mogelijkheid is wel beperkt, aangezien zelfs een kort geding enkele maanden kan duren.

Eens een akkoord werd bereikt, kan dit niet meer eenzijdig worden gewijzigd. Een werknemer kan niet eenzijdig beslissen om zijn of haar vakantie te verplaatsen naar later op het jaar.

Hierbij moet wel opgemerkt worden dat als een werknemer ziek wordt voorafgaand aan de voorziene vakantiedatum, de vakantiedagen uitgesteld worden tot wanneer de werknemer opnieuw arbeidsgeschikt is. Een werkgever die weigert in te stemmen met het uitstellen van een goedgekeurde vakantie, loopt het risico geconfronteerd te worden met een werknemer die inroept arbeidsongeschikt te worden vlak voor de oorspronkelijk voorziene vakantieperiode. Als de periode van arbeidsongeschiktheid duurt tot na het einde van de voorziene vakantieperiode, moet een nieuw akkoord afgesloten worden voor het opnemen van de geannuleerde vakantiedagen.

Dagen wettelijke vakantie moeten ten laatste op 31 december van het betrokken jaar opgenomen worden. Indien het onmogelijk blijkt te zijn om alle dagen wettelijke vakantie op te nemen (bijvoorbeeld door ziekte), voorziet de Belgische vakantiewetgeving dat de niet opgenomen dagen in december moeten uitbetaald worden. De Europese wetgeving voorziet dat vakantiedagen enkel kunnen vervangen worden door een betaling bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Op dit punt is de Belgische vakantiewetgeving niet langer in lijn met het Europees recht.

Om dit probleem te vermijden, is het voor een werkgever aanbevolen om de werknemers tijdig schriftelijk te herinneren aan het feit dat zowel onder het Belgisch als het Europees recht de basisregel vereist dat vakantiedagen tijdens het betrokken jaar worden opgenomen. Indien dit omwille van een gegronde reden niet mogelijk zou zijn (bijvoorbeeld een werknemer die in september ziek valt en pas het jaar nadien het werk kan hervatten), kan desgevallend de werknemer de keuze laten tussen ofwel het resterende saldo opnemen tijdens het eerste gedeelte van het volgende jaar, ofwel het resterende saldo laten uitbetalen in december.

Een werknemer kan enkel met het akkoord van de werkgever een goedgekeurde vakantieaanvraag wijzigen.

Frederic Brasseur
Advocaat DLA Piper UK LLP