Inzicht in uw teams via hr-tech

3 mei 2021
Inzicht in uw teams via hr-tech

Met Umango lanceerde start-up Umital een instrument waarmee u het gedrag en het interne sociale netwerk van uw medewerkers in kaart brengt. De tool helpt te begrijpen hoe teams samenwerken binnen uw organisatie.

Het nieuwe instrument is een webgebaseerd SaaS-platform, dat geïntegreerd werkt met Microsoft Teams. Het kan ook als plug-in worden geïnstalleerd in de dagelijks workflow van elke werknemer. Umango werkt dus ook in combinatie met pakweg Zoom of Google Meet.

Umango levert automatische analyses. Die worden gebruikt om werknemers persoonlijk advies te verlenen over hun gedrag gedurende de werkdag. De software helpt bij het efficiënt uitvoeren van de dagelijkse taken. Het management krijgt zicht op de uitwisseling van informatie en kennis bij het werk van elke dag. Een massa aan data wordt gestructureerd en levert inzichten op over het samenwerken. Dat vindt Umital cruciaal in tijden van digitale transformatie.

Overleg

Umango brengt de gebruikers dagelijks samen voor een aantal operationele momenten van formeel overleg. Deze teamhuddles hebben een agenda waaraan iedereen onderwerpen kan toevoegen. Elk team regelt afzonderlijk de vergadertijd, via een zichtbare klok. Tijdens zo’n huddle kan iedereen elkaar feedback geven. Daarnaast ontvangt elke betrokkene dagelijks een vijftal vragen van het platform. Die gaan over de werklast, de nood aan bijkomende hulp, de kwaliteit van de geleverde prestaties en de gemoedstoestand van het moment. Zo komen op een transparante manier bespreekbare onderwerpen aan bod tijdens dergelijk overlegmoment.

De premiumversie van Umango zal het sociale netwerk van een organisatie in kaart brengen. Dat moet het bedrijf toelaten kennis- en informatieverspreiding te optimaliseren. Het management kan op die manier aan social resource management doen. Dat leidt tot een betere selectie van potentiële deelnemers aan een opleiding, betere communicatie en meer samenwerking. Volgens Umango-oprichters Elke Struys en Eline Grouwels moet het instrument duurzame verandering in gang zetten bij teamleden. Hoe mensen samenwerken en elkaar beïnvloeden met hun kennis en meningen is bepalend voor échte verandering.

Concept

Walter Van Uytven speelde een strategisch-adviserende rol bij het uitwerken van het Umango-concept. De ceo van Awingu speelde de rol van kritisch klankbord bij de dames als het aankwam op het positioneren van de tool, het pitchen ervan en de presentatie van de website. Awingu is een internationale scale-up. Het is een softwarebedrijf dat een virtuele werkplek ontwikkelde. Awingu maakt dat een gebruiker op elk moment op een gemakkelijke manier toegang heeft tot al zijn bedrijfsapplicaties en bestanden. Daarvoor heeft hij alleen een op internet geconnecteerd toestel nodig, dat over een browser beschikt. De oplossing is een challenger van het grote Citrix en bereikte partnerships met Microsoft, Blackberry en Google. Medewerkers kunnen van op het even welke plaats werken en dat is – dankzij corona – wat vandaag elk bedrijf wil.”

Niet verwonderlijk dat de bedenkers van Umango bij hem te rade gingen, weet de ceo. “Elke en Eline hebben een instrument ontwikkeld dat maakt dat medewerkers geëngageerd blijven werken vanop afstand. Hun instrument waakt erover dat de informele momenten – denk aan de koffiemachine en het rokerslokaal – niet verloren gaan. Dat zijn momenten met impact. Daarnaast verzamelt de tool cruciale info bij werknemer en management en houdt de vinger aan de pols. Umango registreert hoe medewerkers netwerken en hoe teamoverleg gebeurt. Het instrument krijgt zo een zicht op het gebeuren, stuurt dat bij en verbetert het proces.”

Niet alleen hr-tool

Voor Walter Van Uytven moet Umango zich naar zowel IT als hr profileren. De software werkt met onder andere Zoom en MS Teams en levert gegevens aan voor de hr-afdeling: “De software is voor de gebruiker onzichtbaar. Goede software is daarbij een beetje als een reisleider: je ziet hem alleen als je hem nodig hebt, maar hij is er altijd en zorgt voor feedback waar nodig. Dat is ook zo met Umango. De software stimuleert de dagelijkse gewoontes en zorgt voor huddles. Het registreert zowel formele als informele momenten en levert informatie over de interacties tussen mensen en over hun manier van werken. De focus ligt op engagement en productiviteit. Evengoed wijst de software de leidinggevende op stille elementen in het team.”

Gio Canini is Country Manager België voor WPP en Benelux Executive Chairman voor Wunderman Thompson, een Brits multinational advertentie- en pr-bedrijf. Hij hield zich bezig met het reviewen en monitoren van het nieuwe Umital-instrument, dat hij ook volgde bij het uittesten als piloot: “De tool is veel meer dan een welgekomen oplossing tijdens de pandemie, wanneer iedereen thuis werkt. Mijn grote belangstelling ging uit naar Umango omwille van mijn verspreide kantorennet. Daarom wou ik piloot zijn en gingen we in co-creatie. Met kantoren in Amsterdam, Brussel en Antwerpen en een pak internationale klanten werden de traditionele fysieke stand-ups aan een schoolbord heel moeilijk. Bovendien zijn de jongste van onze 200 medewerkers het gewoon snel en impulsief te werken, daarbij aangewakkerd door de sociale media. Generatie Y en Z reageren snel, geven commentaar en verwachten dat ook bij hun werk. Umango speelt daar gepast op in.”

Meerwaarde

De meerwaarde is dat het instrument rekening houdt met de drang van hr om een lerende kennisorganisatie te zijn, die constant nieuwe dingen tot zich neemt, meent Gio Canini: “Umango heeft heel goed begrepen hoe samenwerking en sociaal netwerken binnen organisaties gefaciliteerd moet worden. Het komt tot een nieuwe cultuur, waarbinnen constant feedback wordt gegeven. De software speelt in op die collaboratieve en participatieve cultuur. Umango heeft me altijd getriggerd omdat de beide bedenkers zeer onderlegd en gedreven zijn en een goede visie op de digitale transformatie hebben.”