HR Talk Time – deel 1: HR in het nieuwe normaal

COVID-19 heeft organisaties gedwongen flexibel en op afstand werken te integreren in de dagelijkse processen. Hoe wordt dit een werkbare nieuwe standaard voor de hele organisatie?

‘Werken op afstand', 'multimodaal werken', 'wendbaar werken' of 'flexibel werken' - hoe je het ook wilt noemen, het is iets waar veel organisaties al jaren mee worstelen. We kunnen ons over dit onderwerp tal van discussies, projecten en voorspellingen herinneren. Sommige daarvan zijn uitgekomen - maar even vaak kwam er niets van terecht. COVID-19 heeft dergelijke gesprekken weer scherp in beeld gebracht.

Zonder tijd om eerst een project of pilot op te starten, werden veel organisaties gedwongen om het merendeel van hun medewerkers op afstand, wat in de meeste gevallen van thuis betekent, te laten werken. Hierdoor moeten medewerkers een evenwicht zoeken tussen persoonlijke omstandigheden, de werkdruk en de verwachtingen die verschillende partijen hebben. Denk daarbij aan klanten, leveranciers, partners en collega’s.

Volgens een prognose van Global Workplace Analytics[1] zal het werken op afstand voor Amerikaanse werknemers toenemen van slechts 3,6% vóór de pandemie, tot 25 à 30% van de medewerkers dat meer dagen per week thuis werkt tegen het einde van 2021.

Er wordt zelfs gesuggereerd dat bedrijven die werken op afstand al hebben omarmd, nog verder zouden kunnen gaan, en het merendeel van het personeel voortaan werkzaam is in wat men een "hypervirtuele organisatie" kan noemen. KPMG[2] heeft het omschreven als "de toekomst komt vroeg". Nu we allemaal thuiswerken, is er voor velen geen weg meer terug.

Het modelleren en voorspellen van de impact van wendbaar werken

De huidige realiteit betekent dat het zeer waarschijnlijk is dat ‘wendbaar werken’ (het verdelen van tijd tussen thuis- en vanuit het kantoor werken) aanzienlijk zal toenemen.

De crisis heeft bewezen dat dit voor veel organisaties werkt. In de toekomst zullen HR-leiders het voortouw moeten nemen om deze nieuwe manieren van werken te implementeren. Potentiële vragen die HR-leiders kunnen worden gesteld - en zichzelf willen stellen - zijn dan:

• Welke functies kunnen op afstand werken? Hoe ondersteunen we deze en hoe meten we resultaat of succes?
• Wat is de omvang van de verandering? Hoe zal dat werken op afstand er dan voor onze hele organisatie uitzien? Hoe zou de opzet van een nieuwe organisatie het organisatieontwerp beïnvloeden? Kunnen we dit modelleren of op voorhand inschatten en wat zijn dan de criteria die we gebruiken om te bepalen of er op afstand kan worden gewerkt?
• Wat zijn de financiële gevolgen van deze nieuwe manier van werken? 4. Hoe zal dit onze vestigingen en capaciteitsvereisten beïnvloeden? Zal de business case positief of negatief zijn?
• Welke enablers hebben we nodig om veranderingen succesvol door te voeren? Op welke manier moeten we veranderingen doorvoeren?

Het plannen en modelleren van dergelijke scenario's is niet nieuw voor HR-leiders. Zij werken idealiter nauw samen met Finance om vergelijkbare oefeningen te doen, of het nu gaat om een overname, verkoop, de oprichting van een nieuwe onderneming of een organisatorische verandering. Organisatorische planning en veranderingsmanagement staan centraal in HR.

Deze procesmodellen zijn qua data erg zwaar en kunnen omslachtig en tijdrovend zijn om te creëren en te interpreteren. Datamanipulatie kan zeer moeilijk zijn zonder de juiste tools, de data-integriteit kan worden aangetast en er kan worden getwijfeld aan de betrouwbaarheid van de output.

Het gebruik van workforce modelling tools die HR en Finance data afkomstig uit één en dezelfde database combineren, zijn dan ook cruciaal. Hierdoor worden twijfels weggenomen en de foutmarge geminimaliseerd. Door het toepassen van artificiële intelligentie en machine learning krijgen organisaties nieuwe inzichten en worden processen geoptimaliseerd. Dit stelt HR-leiders die nauw samenwerken met Finance in staat om de financiële, operationele en organisatorische impact van wendbaar werken te voorspellen met slimme en betrouwbare analyses.

Gevolgen en impact van het toegenomen wendbaar werken

Ingeval wendbaar werken aanzienlijk toeneemt, zullen HR-leiders een aantal HR-beleidsregels en -praktijken moeten herzien om de nieuwe norm te ondersteunen. Dit kan onder meer zijn:

1. Arbeidsvoorwaarden - Zullen de contractuele voorwaarden van de werknemers worden beïnvloed door een verandering in de werklocatie? Zo ja, hoe wordt er dan omgegaan met veranderingen en communicatie? En wat met de CAO’s?
2. Loonvoorwaarden - Is het huidige loonvoorwaardenbeleid afgestemd op wendbaar / op afstand werken?
3. Opleiding en leren - Hoe kunnen medewerkers op afstand opleidingen volgen voor het ontwikkelen van vaardigheden?
4. Gezondheid en veiligheid - Kunnen medewerkers veilig werken? Moet er nieuw beleid voor thuiswerk en omgevingsfactoren worden opgesteld?
5. Payroll, verlof, verzuimbeheer en andere operationele HR-diensten - Hoe worden de medewerkers voorzien van alle HR-diensten als ze op afstand werken?
6. Welzijn - Medewerkers die op afstand werken moeten toegang hebben tot alle welzijnsdiensten. In sommige gevallen hebben ze door de afstand meer welzijnsondersteuning nodig dan kantoorpersoneel.
7. Werknemersbetrokkenheid - Hoe kunnen we in contact blijven met onze medewerkers? Hoe houden we de cultuur en compliance in stand? Hoe kunnen medewerkers inzicht krijgen in organisatieveranderingen en kansen als zij dit niet langer langs de traditionele weg “bij het koffieapparaat” vernemen?
8. Managementinformatie - Het is waarschijnlijk dat de rol van de managers ook beïnvloed zal worden door wendbaar werken. Om hun teams effectief te managen, zal toegang tot informatie nodig zijn.

De digitale transformatie waar organisaties al voor stonden vòòr de pandemie, zal versneld moeten worden doorgezet. Medewerkers zijn gewend omringd te worden door de modernste technologie die hun privéleven efficient en aangenaam maakt. Die verwachting hebben zij ook met betrekking tot de werkomgeving en naar de werkgever toe. De overgang naar wendbaar werken, ondersteund door slimme technologie die in de achtergrond meewerkt, zal voor veel medewerkers dan ook een kleine stap zijn. En zo kunnen organisaties er voor zorgen dat werk aangenaam wordt. Make Work Human.

[1] Work-At-Home After Covid-19—Our Forecast, Global Workplace Analytics
[2] The future comes early: Insurance workforce transformation through COVID-19, KPMG

Door: Bart Van Keer, Oscar Lausegger beiden Strategy Director HCM voor Oracle Benelux