HR als reisleider naar het nieuwe normaal

Na ruim anderhalf jaar thuiswerken gaan de kantoren langzaamaan weer open. Maar de post-corona werkplek is niet wat ze ooit was. Op afstand en flexibel werken blijft ook na de pandemie een grote rol spelen. De terugkeer naar de werkplek is geen trip enkele richting, maar een voortdurende reis op weg naar het nieuwe werken. Hoe bereid je zowel de organisatie als de medewerkers hierop voor? En hoe zorg je voor een slim herstel, zodat je ook in de toekomst snel kunt reageren op veranderingen?

De weg naar het nieuwe werken bestaat uit drie fases waarin de werkplek en de workforce centraal staan: de reactie op een crisis, de reis richting herstel en het slimmer maken van processen en bedrijfsmodellen om sterker uit de crisis te komen. HR speelt in ieder van deze fases een kritieke rol, en moet beschikken over twee sleuteleigenschappen om dit hele traject tot een succes te maken: wendbaarheid en veerkracht.

Veerkracht maakt macht

Aan het begin van de coronapandemie moesten organisaties razendsnel reageren en snel beslissingen nemen die een op dat moment nog onzekere, maar bedrijfsbrede impact hadden. Zij stonden voor lastige kwesties: welke impact heeft deze crisis op het welzijn van medewerkers? Hoe gaan we om met de fysieke werkplek? Kan iedereen thuis wel hun werk doen?

De HR-afdeling had er een flinke klus aan. In hoog tempo thuiswerkplekken faciliteren, veilige toegang regelen tot de tools die werknemers nodig hebben om hun werk te doen - om maar niet te spreken over het intact houden van de bedrijfscultuur. Voor sommige medewerkers was thuiswerken geen optie, omdat fysieke aanwezigheid vereist is binnen de functie. Ook voor hun gezondheid moest worden gewaakt middels onder meer gezondheidsrichtlijnen en capaciteitsmonitoring.

Agile organisaties hadden in deze reactiefase een stapje voor. Zij waren al gewend aan snel schakelen. En deze wendbaarheid maakte hen veerkrachtiger: na de lockdown konden zij zich sneller weer terug in de strijd werpen, terwijl andere organisaties nog volop in de omschakeling zaten.

Een snel herstel

In de reactiefase ligt de focus op urgentie. De bedrijfscontinuïteit moet worden behouden. Maar daarna komt een fase van herstel. Na een (lange) periode van sluiting moet de werkplek weer gereed worden gemaakt voor de veilige terugkeer van medewerkers. Dit vergt uiteraard een aantal facilitaire maatregelen, waarin HR kan ondersteunen Denk aan het optimaliseren van ventilatiesystemen, de naleving van inspecties en maatregelen door verhuurders, persoonlijke beschermingsmiddelen en duidelijke protocollen.

Maar nog belangrijker is de werknemerservaring. Die moet op en top zijn. De terugkeer naar kantoor kan voor werknemers weer een hele overstap zijn. In het geval van corona: een jaar thuiswerken, geen woon-werkverkeer, meer tijd met het gezin - veel mensen hebben een nieuwe routine opgebouwd. HR heeft dan ook de verantwoordelijkheid om deze overgang zo pijnloos mogelijk te maken. Dat is simpeler gezegd dan gedaan, want waar je in de initiële reactiefase je aandacht volledig op thuiswerken kunt richten, is de aandacht in deze fase verdeeld over thuiswerkplekken én het kantoor.

Organisaties doen er daarbij goed aan de volgende richtlijnen vast te houden om het herstel soepel te laten verlopen:

1. Neem de tijd voor reflectie zodat je de situatie kunt beoordelen, van de lokale gezondheidssituatie tot het werknemerssentiment.
2. Denk niet in algemeenheden. Een crisis kan verschillen van land tot land, of zelfs van stad tot stad. Ja, het is belangrijk om globale richtlijnen te hebben, maar geef regionale teams wél de flexibiliteit om zich aan te passen aan lokale omstandigheden.
3. Niets bedreigt de bedrijfscontuïteit zo zeer als ondoorzichtige communicatie. Het is belangrijk dat iedereen op één lijn zit. Communiceer dus helder en eerlijk, zodat geen enkele werknemer voor extra verrassingen komt te staan - een crisis is al verrassend genoeg.

Klaar voor de volgende crisis?

In tijden van crisis zijn wendbaarheid en veerkracht essentieel voor iedere organisatie. Maar dat betekent niet dat je hier alleen tijdens crises aandacht aan moet schenken. Integendeel: een continue focus op wendbaarheid en veerkracht houdt je scherp voor een volgende verstoring.

Het loont om je als HR professional een beetje paranoïde op te stellen in je werk. Want als je je voorbereidt aan de hand van de wet van Murphy (alles wat fout kan gaan, gaat fout), dan zit je nooit met de organisatorische handen in het haar. Denk daarbij niet alleen aan voor de hand liggende zaken zoals veiligheidsprotocollen of facilitaire voorzieningen. Schenk ook voldoende aandacht in om- en bijscholing van personeel. Wendbare bedrijfsprocessen werken niet zonder even zo wendbare werknemers.

Door deze aandachtspunten tenslotte samen te brengen in een aanpak waar de werknemerservaring centraal staat, ben je niet alleen voorbereid op iedere crisis, maar worden crises een bron van nieuwe inzichten waarmee je - met HR als reisleider - sterker uit iedere verstoring komt.

Over de auteur

Dorien Roes is Country Manager België & Luxemburg bij Workday.