Hoe organiseer je de terugkeer?

SquareFoot, een specialist in commercieel vastgoed in New-York , liet werknemers terugkeren naar kantoor. Op vrijwillige basis. Maar door de veiligheidsafstand was er plaats tekort. Een app en een algoritme moesten de schaarse ruimte toewijzen aan wie die het meeste nodig had.

Werken op afstand is niet evident voor een specialist in vastgoed. Makelaars hebben kantoorruimte nodig, maar het New-Yorkse SquareFoot had niet voldoende ruimte om iedereen die ruimte te geven, want er moest op veilige afstand gewerkt worden. Het kantoor was nu een schaars goed geworden en een middel dat moest worden toegekend op basis van noodzaak, niet langer als een ruimte waar je zomaar samen komt. Plaats werd kostbaar en moest gaan naar teams die die het meest nodig hebben. Maar hoe zou je dat bepalen?

SquareFoot zag het probleem aankomen en organiseerde op voorhand een hackaton. Die leverde ideeën op en die werden in een applicatie gegoten die wordt gebruikt om tijd toe te kennen aan elke medewerker. Aan de basis lagen bevragingen die uitwezen dat het allemaal draaide om behoeften in vier categorieën: kantoorbenodigdheden, communicatie, locatie en professionele ontwikkeling. Ook toegang tot openbaar vervoer was een factor.

SquareFoot scoorde alle situaties en teams kregen tijd op kantoor in functie van hun de aard van de activiteit en hun behoeften. Dat kon betekenen dat kleinere teams soms meer toegang kregen tot kantoorruimte, dan grotere teams. Er werd ook wat flexibiliteit ingebouwd voor persoonlijke omstandigheden. Zo waren sommige medewerkers wat minder happig om naar kantoor te gaan als ze daarvoor een metro moesten nemen.

SquareFoot begon de applicatie te gebruiken toen kantoren weer open mochten in juli, al moesten medewerkers dan maskers dragen op kantoor. Er was dan ook geen plaatsgebrek of chaos, maar de omstandigheden leiden tot ongewone situaties. Zo waren er videovergaderingen waarbij mensen op kantoor maskers droegen, terwijl hun collega’s thuis die niet hoefden te dragen. Het blijft zoeken naar de optimale mix van thuiswerken en op kantoor.

Bron: How SquareFoot, an NYC startup, built a tool for safely allocating office space, Builtin.com