Privacyverklaring

Het nirwana van de asynchrone organisatie

1 februari 2021
Tekst
Jo Cobbaut

Automattic is een interessant bedrijf. Niet omdat het WordPress ontwikkelde of ruim 1000 medewerkers in 75 landen telt, maar wel omdat ze allemaal asynchroon werken van waar en wanneer ze willen. De samenwerking gebeurt grotendeels online en er is geen centraal kantoor.

Ere wie ere toekomt. Het was Isabel De Clercq die ons wees op de bijzondere organisatie Automattic in haar post op sociale media, die veel reactie losweekte. Via die post kwamen we bij Matt Mullenweg, de stichter van Automattic en bij zijn optreden in de populaire podcast Making Sense van Sam Harris.

Matt Mullenweg denkt na over werken op afstand in een model, gebaseerd op vijf niveaus van werken met distributieve teams. Dat hij spreekt over ‘distributief’ en niet over ‘remote’, is meer dan semantiek. Want bij remote ga je er impliciet vanuit dat er nog zoiets is als een centrale werkplek. Of in de woorden van Isabel De Clercq in haar post op LinkedIn: “De woorden ‘werken van thuis’ suggereren dat er zoiets is als een centrale locatie. Een plek die het belangrijkst is en waar het echte werk gebeurt.” U leest op de volgende pagina’s een synopsis van de post van Isabel De Clercq over wat ze zo boeiend vindt aan deze visie.

Model van Matt Mullenweg

Niveau 1: Omdat het nu even moet
Het gebeurt wel eens dat medewerkers wat werk doen van ergens anders dan op kantoor. Ze behelpen zich met hun smartphone en e-mail, maar het echte werk doen ze pas zodra ze weer op kantoor zijn.

Niveau 2: Het kantoor simuleren zo goed en zo kwaad als mogelijk
Sinds de uitbraak van de coronacrisis leerden veel traditionele bedrijven videovergaderen en communicatietools gebruiken zoals Slack. Op die manier doen ze zo goed en zo kwaad als het kan wat ze zouden doen mochten ze samen op kantoor zitten. Langs die media gebeurt zowat hetzelfde als op kantoor: van 9 tot 5 vergaderingen in overbodig grote groepen, tientallen onderbrekingen per dag en te veel je mail controleren. Zoals de eerste radiospelen, zo zegt Mullenweg: je speelt toneel op de radio, maar maakt geen gebruik van wat het nieuwe medium radio echt biedt. Of zoals nieuwe ict installeren, maar die gebruiken om slechte bedrijfsprocessen te automatiseren. Isabel De Clercq vermoedt dat heel wat bedrijven nog op dat niveau zitten.

Niveau 3: Tekst!
Op niveau 3 beginnen organisaties wel al gebruik te maken van functionaliteiten, zoals het delen van documenten (denk aan Google Docs), die ze live en zichtbaar voor iedereen aanpassen. De technische uitrusting voor video, geluid en verbinding worden wat beter.

Verrassend genoeg noemt Mullenweg hier het stijgende belang van schrijfcompetentie. Bij Automattic is de meeste communicatie tekstgebaseerd. Een goed geformuleerde tekst wordt cruciaal. Veel belangrijker dan vergaderen, dat je zoveel mogelijk moet vermijden.

  • Vergader alleen als je niet hetzelfde kunt bereiken via gesprekken, telefoontjes, e-mail of tekst;
  • Laat de vergadering standaard vijftien minuten duren, zodat deelnemers geneigd zijn om bondig te zijn;
  • Zorg voor een agenda en een gewenst doel;
  • Vergader met zo weinig mogelijk deelnemers, behalve voor hele grote beslissingen;
  • Nodig alleen uit wie er echt moet bij zijn; vergaderen doe je met twee, soms eens met drie, behalve voor grote beslissingen;
  • Spreek de volgende stappen af, wijs verantwoordelijken aan en een datum;
  • Vergader nooit om info mee te delen; daar dient e-mail voor of IM.

Level 4: Asynchroon Communiceren
Betrek niemand in rechtstreekse, synchrone communicatie als het niet anders kan. Als je geen directe reactie nodig hebt, communiceer dan asynchroon. Laat de ander antwoorden wanneer het hem/haar uitkomt. Voor de rest e-mail of message je.

Zo geef je anderen tijd om na te denken om betere beslissingen te nemen. Directe communicatie verleidt veel mensen tot ondoordachte en emotionele reacties.

En je stoort collega’s niet die net geconcentreerd aan het werken zijn.

Communiceer zoveel mogelijk asynchroon; geef context en duidelijke hoofdpunten, specifieke actiepunten, doelen en deadlines. Zo vermijd je eindeloos gepalaver heen en weer. Je kunt natuurlijk een telefoonnummer toevoegen mocht je bestemmeling toch vragen hebben, maar verklein de kans dat dat nodig zal zijn.

Organisaties die zo werken, ontkoppelen ‘aanwezigheid’ en ‘uren werk’ van ‘resultaat’ en ‘productiviteit’.

Volgens Mullenweg kunnen teams verspreid over de hele wereld moeiteloos meer doen en beter dan teams die de hele tijd samen zitten tussen 9 en 5.

Automattic werkt op niveau 4, zo zegt Mullenweg. Maar hij onderscheidt nog een vijfde niveau, een nirwana.

Level 5: ‘Nirwana’
Op niveau 5 werken organisaties zeer asynchroon, maar hebben ze een aantal systemen om teamspirit en een specifieke organisatiecultuur te laten groeien en te behouden.

Automattic laat medewerkers niet elf maanden per jaar werken op kantoor, maar op afstand en asynchroon. Iedereen trekt vier weken tijd uit om zich te verplaatsen om specifiek te werken aan hechtere teams (’teambonding’) in fysieke ontmoetingen. Ze gebruiken ook een speciaal ontworpen app die bijhoudt wie wie al heeft ontmoet; het systeem kent vervolgens stoelen toe voor pakweg diners, zodat mensen die elkaar nog niet ontmoetten, kunnen samenkomen.

Maar wat met de veelgeroemde contacten in de koffiehoek? Wanneer hoor je toevallig iemand praten over iets waarmee jij kunt helpen? Hoe voel je de sfeer in het team gewoon omdat je hen bezig hoort binnen gezichts- en gehoorsafstand? Automattic compenseert dat met P2, een interne blog, waar veel conversatie gecapteerd wordt op een tijdslijn.

Het échte verschil maakt de asynchrone organisatie hoe dan ook door iedereen in te zetten op zijn of haar sterkste moment, op zijn of haar optimale plek en in connectie met diegenen die het beste uit hem of haar halen.

Meer in het topic: asynchroon werken