Privacyverklaring

Geef evaluatiegesprekken nog een kans

24 juni 2022
Tekst
Sophie De Winne, Shana Mertens, Eveline Schollaert en Bart Wille

De discussies rond prestatiemanagement, evaluaties en feedback laaien steeds hoger op. De traditionele aanpak wordt in vraag gesteld.

Er verschijnen frequent artikels met titels als ‘Efteling is gestopt met traditionele functioneringsgesprekken: Iedereen die bij de Efteling werkt functioneert” (in Looopings). In een bijdrage in HRmagazine wordt evalueren getypeerd als ‘omslachtig, tijdrovend en energieverslindend en zowel managers als werknemers staan er vaak negatief tegenover. Moeten evaluaties dan maar helemaal op de schop? Men bespreekt hoe evaluaties niet langer gekoppeld mogen zijn aan promoties en loonsverhogingen; in plaats daarvan moeten ze focussen op bewustwording, leren en ontwikkelen, en het verhogen van motivatie. Een stelling die we in deze opinie graag eens kritisch tegen het licht houden.

Feedback, of iets wat er op lijkt

Van oudsher is een traditioneel prestatiemanagementsysteem gekoppeld aan een jaarlijks evaluatiegesprek. Tijdens dit gesprek, waarin niet altijd voldoende ruimte is voor inspraak van de medewerker, worden werknemers beoordeeld op hun prestaties van het afgelopen jaar, al dan niet aangevuld met een kwantitatieve ‘prestatiescore’. Tijdens het gesprek krijgen de medewerkers feedback, of iets dat erop moet lijken. Het is vrij vanzelfsprekend dat feedback op dat moment niet optimaal ontvangen wordt door de medewerker, die vooral oog heeft voor de verkregen score, en eventueel bijhorende gevolgen zoals (het missen van) een loonsverhoging of promotie. Vervolgens wordt toch verwacht van medewerkers dat zij de feedback ‘meenemen naar de toekomst’, waarna de cyclus zich herhaalt. Hoewel onderzoek reeds uitgebreid aantoonde dat dergelijke procedures in veel organisaties niet werken – geen duidelijke doelstellingen, doelstellingen die niet (goed) gemeten worden, een te tijdrovend en demotiverend systeem – worden ze op het einde van het jaar nog steeds consistent ingepland.

Al enkele jaren rijzen stemmen – zowel in de wetenschap als praktijk – om het hele systeem overboord te gooien en in plaats daarvan meer te focussen op ‘continue feedback’. Dit door via korte gesprekken (check-ins genaamd) doorheen het jaar op een informele manier feedback te geven. Het is aangetoond dat het meer continu monitoren van vooruitgang en het bespreken van tussenstappen een positieve impact heeft op het functioneren (in de brede zin van het woord) van de medewerker. Ook het voeren van eerder toekomstgerichte feedbackgesprekken, waarbij de focus ligt op behaalde successen van de medewerker, en hoe die richting kunnen geven voor de toekomst, is een aantrekkelijk idee. Door deze gesprekken los te koppelen van evaluaties en eerder te laten focussen op groei, zouden deze gepaard gaan met minder stress en meer ontvankelijkheid voor de feedback. Waarom de klassieke evaluatiegesprekken dus niet vervangen door deze alternatieve procedure?

Het kind en het badwater

Een pertinente vraag is of de slinger niet té ver dreigt door te slaan waardoor bedrijven het risico lopen om halsoverkop het kind met het badwater weg te gooien. Het punt is dat, in veel organisaties, er wel degelijk nood is aan gestructureerde evaluaties in functie van ‘harde’ hr-beslissingen - denk aan loonsverhogingen of promoties.

Ook voor medewerkers zelf is dit belangrijk; zij maken graag kans op die loonsverhoging of promotie en willen dat dergelijke beslissingen op zinvolle (d.w.z. betrouwbare en accurate) informatie en argumenten gestoeld zijn. Een perceptie van procedurele rechtvaardigheid is dus essentieel.

Het traditionele prestatiemanagementsysteem volledig schrappen, dreigt voorbij te gaan aan het feit dat het doel van dit systeem volledig anders is dan het doel van een continue ondersteunende feedbackaanpak.

Het eerste gericht is op de evaluatie van prestaties uit het verleden in functie van harde hr-beslissingen (bv. promotie, loonsverhoging, rotatie of mutatie). Het tweede is gericht op ontwikkeling en potentieel voor de toekomst.

In bedrijven die volledig overstappen naar continue informele feedback, komen leidinggevenden misschien met de handen in het haar te zitten op het moment dat ze harde hr-beslissingen moeten nemen. Door de continue informele feedback hebben zij namelijk geen documentatie, laat staan een degelijke vergelijkingsbasis tussen werknemers, waarmee harde hr-beslissingen verantwoord kunnen worden.

Best of both worlds

Het lijkt ons vooral belangrijk om te bekijken in hoeverre evaluaties voldoen aan de succesvoorwaarden zoals naar voren geschoven in de wetenschappelijke literatuur (bv. formuleren van duidelijke en zinvolle doelstellingen, deze op een accurate en zo objectief mogelijke manier meten), en in welke mate ze geflankeerd kunnen worden door een continu ondersteunend feedbacksysteem. In beide systemen spelen leidinggevenden een belangrijke rol. Een optimalisatie impliceert dan ook dat zij het belang hiervan inzien en een goede ondersteuning krijgen – bv. via training – in het uitvoeren van evaluatiegesprekken en het communiceren van de resultaten. Wat betreft de continue feedbacksystemen is het essentieel dat die passen binnen de bredere organisatiecultuur en stijl van leidinggeven. Dit alles kan op maat van de organisatie bekeken worden. Concreet kan dit bijvoorbeeld betekenen dat een organisatie beslist om vooral met een continu feedbacksysteem te gaan werken, en enkel nog in geval van toppresteerders of onderpresteerders formele evaluaties te gebruiken, of enkel nog in geval van een mogelijke promotie, of een nakend ontslag.

Maatwerk

We pleiten dus voor een herwaardering, eerder dan een stigmatisering, van prestatiemanagement, met gebalanceerde aandacht voor evaluatie en ontwikkeling. Bestaande systemen moeten kritisch bekeken en geoptimaliseerd worden, op maat van de organisatie en in lijn met de organisatiestrategie en - doelen.

Auteurs van deze opinie

  • Prof. Dr. Sophie De Winne (KULeuven, Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen)
  • Phd student Shana Mertens (Ugent, Faculteit Economie en Bedrijfskunde)Prof. Dr. Eveline Schollaert (UGent, Faculteit Economie en Bedrijfskunde)
  • Prof. Dr. Bart Wille (UGent, Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen) (foto)