Eerste Hulp bij Werkdruk

Bij het wegvallen van collega’s krijgen de overblijvers vaak met extra werkdruk te maken. Drie studentes van de Arteveldehogeschool vroegen zich af hoe hiermee om te gaan en goten de antwoorden in een handige gids.

Saartje Cromheecke, programma manager hrm & languages aan de Gentse Arteveldehogeschool licht het project toe. “Dankzij real life cases, studiereizen, gastsprekers, taaldagen, internationale uitwisselingsprojecten en stages groeien onze studenten uit tot startklare professionals, welke specialisatie ze ook kiezen. Event- en Projectmanagement, Human Resources Management en Languages zijn daarbij de mogelijkheden. Daarnaast bieden we ook enkele interessante postgraduaten aan, waaronder Lean Six Sigma, Human Resources Management en - nieuw sinds dit jaar - The Human-Centered Organisation. Drie van onze studentes vroegen zich in een opmerkelijke bachelorproef af, hoe een organisatie kan omgaan met een verhoging van werkdruk door de afwezigheid van een collega. Daarvoor maakten ze een grondige literatuurstudie, deden ze aan field research en werkten ze heel concreet tips en aanbevelingen uit.”

Online enquêtes
Studente Alexia Bracke maakt het concreet. “We kennen het probleem van dichtbij. Bovendien zijn we sterk in hr geïnteresseerd en willen we na onze opleiding Office Management in die branche aan de slag. Met ons team van drie bestudeerden we het onderwerp en gingen er vaak over in discussie. We toetsten de literatuurstudie af aan de werkelijkheid. Dat gebeurde via online enquêtes bij 250 leden van de actieve beroepsbevolking en een aantal semigestructureerde interviews bij vier werkgevers.”

Model van Karasek
Uit de literatuurstudie bleek dat een verhoogde werkdruk gevolgen met zich meebrengt voor zowel de werknemer als de werkgever. De aard van de gevolgen verschilt voor beide partijen. Zo zal de werknemer eerder fysieke, mentale en gedragsmatige klachten ervaren, terwijl de repercussies voor de werkgever hoofdzakelijk van financiële aard zijn. Over de manier van werken en de vaststellingen getuigt studente Laurence Thielemans. “We vertrokken van het model van Karasek. Dat deelt medewerkers in vier kwadranten in, op basis van enerzijds hoe zwaar het werk is en anderzijds hoeveel autonomie en regelmogelijkheden medewerkers hebben in hun werk. Uit onze bevragingen bleek duidelijk dat werknemers met een uitdagende job beter gewapend zijn tegen de toenemende werkdruk als iemand wegvalt uit het team. Sommigen onder hen worden zelfs productiever naarmate de werkdruk stijgt. Anderzijds bleef ons vooral bij dat hoe meer regelmogelijkheden medewerkers hebben, hoe beter ze met de werkdruk om kunnen. Met regelmogelijkheden bedoelen we bijvoorbeeld pauzes inlassen, glijdende uren, zelf plannen, kortom: autonomie.”

Werkgevers
Belangrijke vaststelling van de onderzoekers was toch dat weinig werkgevers over specifieke procedures beschikken voor taakoverdracht en opvang bij afwezigheid van werknemers. “Daarom werkten we een magazine uit”, zegt Tine Verdegem. “In ons magazine – dat Eerste Hulp bij Werkdruk heet - volgen werkgevers een flowchart om tot een specifieke oplossing te komen voor hun eigen probleem. We adviseren onder andere om op basis van de oplossing een draaiboek te ontwerpen. Daarvoor leveren we een stappenplan, dat op zo veel mogelijk bedrijven van toepassing moet zijn. De flowchart zelf gaat uit van de duidelijkheid en de complexiteit van het takenpakket, evenals de verwachte duur van de afwezigheid van de zieke collega. Op basis van deze vaststellingen formuleren we acht adviezen. Ook aan het opstellen van het aangepaste actieplan in de vorm van een draaiboek, hebben we aandacht besteed.”