De employee experience en de technologie erachter

7 juni 2021
De employee experience en de technologie erachter

Innovatie, individualisering en flexibiliteit zijn niet alleen belangrijke waarden voor IT-consultant CTG als organisatie, het zijn ook de principes die Ferdi Claes hanteert bij het boetseren van de employee experience. “En op welk domein kan een werkgever dat beter bewijzen dan op het vlak van verloning?”, zo redeneert de managing director hr.

CTG wil medewerkers vat geven op hun verloningspakket. “Dat sluit bij onze algemene visie inzake hr aan, met individualisering, flexibilisering, innovatie en verantwoordelijkheid als kernwaarden,” zo zegt Ferdi Claes, managing director hr bij CTG.

Agile

Die principes sluiten trouwens ook aan bij de projecten die de klanten van CTG veel vragen. “Vandaag is dat alles wat te maken heeft met agile en digitale transformatie. We hanteren dus methodologieën en tools (SAFe, DevOps, scrum, kanban, …) met frequente iteraties in het veranderproces.”

De principes suggereren veel vrijheid, maar verantwoordelijkheid voor eigen keuzes hoort daar ook bij. Daarom is het belangrijk dat het Flex Income-systeem van hr-dienstverlener en sociaal secretariaat SD Worx gepaard gaat met een gedegen juridische begeleiding. “Elke keuze moet te allen tijde wettelijk waterdicht blijven”, zegt Tom Vanpraet (SD Worx). “De technologie moet werken en makkelijk implementeerbaar zijn, maar het luik communicatie is cruciaal. Een tool mag technologisch nog zo top zijn, zonder communicatie behaal je niet de doelstellingen waarvoor je die tool in huis haalde.”

Advies voor gefundeerde keuzes

Daarom staat hr bij CTG ook altijd klaar om advies te geven, zegt Ferdi Claes. Hij streeft een employee experience na waarin het individu werkelijk het gevoel heeft het roer in handen te hebben. “Hr zorgt voor advies waardoor dat individu bewuste en gefundeerde keuzes kan maken. Niet onbelangrijk in die ervaring is de makkelijke bereikbaarheid van de eigen data. De idee dat iedereen op elk moment een paar clicks op de eigen smartphone verwijderd is van de eigen loongegevens, is belangrijk.” De cocktail is in evenwicht zodra de ingrediënten van zelfbeschikking goed gemixt worden met alle aspecten van gebruiksgemak. “Ik kan als het ware vanuit de losse pols een vakantieperiode regelen zonder een systeem te hoeven opstarten vanachter een bureau.” De app is inmiddels ook toegankelijk via gezichtsherkenning.

Wat ons brengt bij de veel gebruikte aspecten. Ferdi Claes: “De vakantieplanning wordt druk gebruikt. Vanuit de app kan ik snel mijn afwezigheden zien, maar ook die van mijn team opvolgen. We organiseren aspecten van ons werk nu steeds meer zoals we dat doen met aspecten van ons dagelijkse leven. Dat voorkomt ook dat ze eerst vragen hoeven te stellen aan hr.”

Shopervaring

De flex income-modaliteiten rond loon worden best veel geraadpleegd. Ferdi Claes: “Dat laatste heeft er mee te maken dat we sedert vorig jaar afstapten van een jaarcyclus naar een continu regime: werknemers kunnen nu echt shoppen. Wat primeert, is niet de behoefte om wekelijks je verloningsmodaliteiten aan te passen, maar wel het emotioneel ‘veilige’ gevoel dat je vat hebt op je eigen data en die snel ‘binnen bereik’ hebt zodra je ze nodig hebt. De black box is weg. En je weet dat het makkelijk gaat, mocht je wat willen wijzigen.”

Het verbaast ons toch nog dat de notoire complexiteit van verloningskwesties vanuit een app beheersbaar blijven, maar voor bepaalde aspecten zoals loonfiches ga je wel via een portaal. Ferdi Claes: “Daar gebeurt de eerste ondersteuning onder meer via een chatbot. Wie vakantie wil, krijgt meteen suggesties voor out of offices en andere administratieve randeffecten. Onze hr-medewerkers hebben inmiddels ook heel wat minder administratief werk aan Flex Income, wat in vroegere versies een paar jaar geleden nog anders was.”

“We beheersen de processen volledig, end-to-end”, zegt Tom Vanpraet: “Dat betekent onder meer dat alles gebeurt binnen een gedefinieerd juridisch kader. Een leasing zit bijvoorbeeld vast aan een periode van vierjaar. En er is het kader dat de werkgever bepaalde voor alles wat hij wil flexibiliseren bij implementatie van het systeem. Vakantiedagen bijvoorbeeld kunnen aangepast worden binnen het kader van sectorovereenkomsten. Binnen dat kader kunnen aanpassingen desnoods dagelijks, want de verwerking gebeurt naadloos, inclusief digitale ondertekening via e-id voor bijlagen.”

Het Flex Income-plan is overigens niet bedoeld als optimalisatieoefening van kosten, zo voegt Tom Vanpraet toe: “Het moet meerwaarde creëren voor de werknemer-gebruiker in functie van de fase waarin hij zich bevindt.”

Een divers menu

Naast de vakantiedagen, een van de meest geflexibiliseerde elementen, is ook alles rond mobiliteit erg populair. “We zien een duidelijke trend naar kleinere auto’s, die dan wel wat luxueuzer zijn op het vlak van uitrusting”, zegt Ferdi Claes. “De grote bolide verliest terrein.” Wat daar ook meespeelt, is de mogelijkheid om te kiezen voor een kleinere wagen en een grotere vakantiewagen. Maar er is ook de factor corona: medewerkers stellen zich toch meer de vraag of ze die grote auto wel nodig hebben. CTG ziet ook een trend naar plug-in hybrides. Ferdi Claes: “Van de 75 auto’s die we dit jaar bestelden, zijn er 30 plug-in.” De puur elektrische zijn nog te duur en chauffeurs hebben nog last van rijbereikstress. Ook e-bikes doen het erg goed in combinatie met die kleinere salariswagen.

Zo veel keuzevrijheid blijft beheersbaar en Ferdi Claes denkt eerder aan uitbreiding van het menu. “De diversiteit van het aanbod bepaalt een deel van de aantrekkelijkheid. Elk jaar opnieuw proberen we iets toe te voegen aan onze shop. Een lage interesse bij het introduceren van een nieuw element in het aanbod hoeft trouwens niet noodzakelijk te betekenen dat het een slechte keuze was. Ik weet uit ervaring dat het snel kan gaan. Het Flex Income-systeem genoot bij de start in 2012 maar een adoptie bij twaalf procent van de medewerkers, vandaag is dat ruim tachtig procent.” Tom Vanpraet (SD Worx) is niet verbaasd over nieuwe elementen in het aanbod; hij ziet klanten met een formule telenet@home of proximus@home voor data.