Best practices voor virtuele interviews

13 mei 2020
Tekst
Partner Content
Best practices voor virtuele interviews

Een persoonlijk gesprek is meestal de laatste stap van het aanwervingsproces, maar vanwege de coronacrisis mijden veel mensen al het niet-noodzakelijke contact. Zulke sollicitatiegesprekken stellen medewerkers en kandidaten momenteel mogelijk bloot aan het coronavirus en dat is het risico niet waard. Veel werkgevers sluiten het aanwervingsproces daarom nu af met een virtueel gesprek. Zo hoeft deze pandemie geen negatieve invloed te hebben op je aanwervingsactiviteiten.

Waarom virtuele sollicitatiegesprekken?

Met virtuele sollicitatiegesprekken kunnen we ons houden aan de regels voor social distancing om de verspreiding van het coronavirus te beperken. Het FOD Volksgezondheid raadt aan anderhalve meter afstand van anderen te houden om de kans te verkleinen dat je wordt besmet met het coronavirus en dit vervolgens verspreidt. Het doel is de curve af te vlakken: het remmen van de verspreiding om de lijn van het stijgend aantal zieken af te zwakken, zodat zorginstellingen niet worden overbelast. Met virtuele sollicitatiegesprekken kun jij hieraan bijdragen en zorg dragen voor de veiligheid van jezelf, je medewerkers en de kandidaat.

Daarnaast is het belangrijk om met alle kandidaten kennis te maken, zeker als ze goede kwalificaties hebben. Sommigen deinzen in deze periode mogelijk terug voor een face-to-face gesprek en stellen het gesprek daarom uit of zeggen het zelfs af. Wie weet loop je op die manier de ideale kandidaat mis.

De voordelen van virtuele gesprekken ten opzichte van face-to-face gesprekken

Het belangrijkste voordeel van een virtueel sollicitatiegesprek is nu het tegengaan van de verspreiding van het coronavirus en daarbij het beschermen van jezelf, je medewerkers en potentiële kandidaten. Virtuele gesprekken bieden echter nog meer voordelen. Deze gespreksmethode vereist minder voorbereiding van zowel de interviewer als de kandidaat. In een virtueel gesprek voelen kandidaten zich mogelijk meer op hun gemak, waardoor ze meer ongedwongen kunnen reageren. Virtuele gesprekken maken ook een flexibele planning mogelijk. Als een kandidaat momenteel al een fulltimejob heeft, kan deze tijdens kantooruren misschien niet naar je werkplek komen voor een gesprek. Via virtuele sollicitatiegesprekken kun je kandidaten van over de hele wereld ontmoeten. Dat is met name belangrijk als je mensen zoekt voor functies op afstand of een functie buiten je hoofdkantoor.

Je voorbereiden op een virtueel sollicitatiegesprek

De volgende stappen helpen je om je goed voor te bereiden op een virtueel sollicitatiegesprek:

1. Geef de kandidaat voldoende tijd om zich voor te bereiden

Het is belangrijk dat kandidaten de tijd krijgen om zich voor te bereiden op een virtueel sollicitatiegesprek. Plan dit daarom niet meteen op dezelfde dag. Als kandidaten de kans krijgen zich voor te bereiden, zijn ze tijdens het gesprek zelfverzekerder en kunnen ze zich van hun beste kant laten zien. Dit is een teken van beleefdheid en professionaliteit, en laat zien dat je rekening houdt met de kandidaat.

2. Ontwikkel een gestandaardiseerd beoordelingssysteem

Net als bij persoonlijke gesprekken is het nuttig om een gestandaardiseerd systeem te ontwikkelen waarmee je de kwalificaties van elke kandidaat kunt beoordelen. Houd aan de hand van dit beoordelingssysteem bij hoe elke kandidaat presteert tijdens het gesprek. Als alle gesprekken zijn afgerond, gebruik je jouw beoordelingssysteem om te bepalen wie de beste kandidaten zijn.

3. Kies een rustige plek waar je zonder afleiding sollicitatiegesprekken kunt voeren

Voer de virtuele sollicitatiegesprekken op een rustige plek zonder afleiding, zodat je je aandacht volledig op het gesprek en de kandidaat kunt richten. Voer je de gesprekken vanuit huis? Zoek een rustig plekje op en laat je huisgenoten weten dat je sollicitatiegesprekken gaat voeren, zodat ze hier rekening mee kunnen houden. Kies een ruimte met een neutrale achtergrond, zodat de kandidaat niet wordt afgeleid door je omgeving. Probeer de ruimte er zo professioneel mogelijk uit te laten zien om de sfeer van een gesprek op de werkplek na te bootsen.

4. Bepaal vooraf welke vragen je wilt stellen

Bereid de vragen voor die je tijdens het virtuele gesprek wilt stellen. Neem de gegevens van de kandidaat door, zoals het cv, de motivatiebrief en eventuele aanvullende documenten. Stel aan de hand hiervan vragen op over de specifieke ervaring en kwalificaties van de kandidaat. Maak ook een lijst van functiegerelateerde vragen die je aan elke kandidaat stelt als onderdeel van je gestandaardiseerde beoordelingssysteem.

5. Test je verbinding

Een groot verschil met persoonlijke gesprekken is dat je voor virtuele gesprekken afhankelijk bent van de internetverbinding van jezelf en de kandidaat. Als je een goede verbinding hebt, mis je niets van het gesprek en heb je duidelijke videobeelden. Test je verbinding een paar keer vóór het gesprek. Controleer of je microfoon en webcam goed werken. Je kunt ook een oefengesprek houden met een collega om na te gaan of alles goed werkt.

6. Stuur de kandidaat via e-mail een uitnodiging voor het virtuele sollicitatiegesprek

Stuur alle kandidaten een uitnodiging voor een virtueel sollicitatiegesprek, zodat je alles netjes op orde kunt houden. Vermeld in de uitnodiging in ieder geval de dag en het tijdstip waarop het gesprek plaatsvindt, plus informatie over toegang tot de software die je gaat gebruiken. Geef heel duidelijk aan wat de opzet van het virtuele videogesprek is, zodat kandidaten weten wat van hen wordt verwacht. Als de kandidaat bijvoorbeeld een toegangscode nodig heeft om in te loggen voor het gesprek, moeten deze gegevens duidelijk worden vermeld in de e-mail. Geef aan hoelang je verwacht dat het gesprek zal duren en stuur eventuele aanvullende documentatie of informatie mee waarover de kandidaat tijdens het gesprek moet beschikken.

Een virtueel sollicitatiegesprek voeren

Volg deze stappen wanneer je een virtueel sollicitatiegesprek gaat voeren met een kandidaat:

1. Kleed je professioneel

Het is belangrijk dat je je professioneel kleedt om een zakelijke sfeer te creëren, ook al zit je nu thuis of op een andere externe locatie. Hiermee laat je je professionaliteit blijken en laat je de kandidaat weten dat je het sollicitatiegesprek serieus neemt, ook op afstand. De kandidaat krijgt hierdoor misschien meer vertrouwen in je bedrijf.

2. Voer het sollicitatiegesprek zoals je dat normaal ook zou doen

Virtuele gesprekken lijken misschien wat informeler dan face-to-face gesprekken, maar het is belangrijk om de gesprekken net zoals op kantoor te voeren. Wees professioneel in je taalgebruik en lichaamstaal, en blijf gefocust. Zet meldingen van je telefoon en computer uit zodat je niet wordt afgeleid. Geef de kandidaat jouw onverdeelde aandacht en maak direct oogcontact door in de camera van je computer te kijken in plaats van naar het scherm.

3. Stel de vragen die je hebt voorbereid

Gebruik je lijst met voorbereide vragen om het gesprek in goede banen te leiden. Maak bij elke vraag wat aantekeningen van het antwoord van de kandidaat, zodat je deze later kunt doornemen.

4. Geef de kandidaat voldoende tijd om te antwoorden

Er kan soms wat vertraging optreden als je een sollicitatiegesprek via de telefoon of computer houdt. Geef de kandidaat daarom voldoende tijd om te reageren. Als de verbinding hapert wanneer de kandidaat aan het woord is, vraag je hem of haar om het antwoord te herhalen, zodat je zeker weet dat je niets hebt gemist.

5. Bespreek de cultuur en waarden van het bedrijf

Via een virtueel sollicitatiegesprek kan het voor kandidaten lastig zijn om een idee te krijgen van de bedrijfscultuur en de werksfeer. Laat kandidaten weten wat ze kunnen verwachten van de bedrijfscultuur en de waarden die voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Je kunt ook de sfeer op de werkplek beschrijven, zodat de kandidaat een indruk krijgt van wat hij of zij kan verwachten.

6. Informeer de kandidaat over het vervolg van het sollicitatieproces

Laat kandidaten na afloop van het virtuele sollicitatiegesprek weten hoe het vervolg van het proces eruitziet. Vertel wanneer je van plan bent een kandidaat voor de functie te selecteren, hoe je kandidaten laat weten of ze de job wel of niet krijgen en of je nog aanvullende gegevens van de kandidaat nodig hebt die mee kunnen wegen in je keuze. Informeer kandidaten ook over de plannen en maatregelen van je bedrijf in verband met het coronavirus en wat de gevolgen daarvan zijn voor het rekruteringsproces.

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.