Jan werkt deeltijds 4 volledige werkdagen per week als HR-manager, waarvan hij 2 halve werkdagen van thuis werkt met zijn bedrijfslaptop. De werkgever kent Jan volgende onkostenvergoedingen toe om de kosten verbonden aan zijn telewerk te vergoeden:
Zijn collega Dirk, ICT beheerder, krijgt echter een lagere kantoorvergoeding van 100 euro per maand, terwijl hij evenveel van thuis werkt. Kan de werkgever de bovenstaande onkostenvergoedingen toekennen aan Jan, terwijl Dirk een lagere kantoorvergoeding ontvangt?
Een cumulatie van verschillende onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal is toegelaten op voorwaarde dat deze vergoedingen andere kosten dekken en redelijk zijn.
In dit kader heeft de FOD Financiën op 26 februari 2021 een fiscale circulaire gepubliceerd omtrent de tussenkomsten van de werkgever in geval van structureel thuiswerk (Circulaire 2021/C/20). De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid heeft in haar tussentijdse instructies aangegeven dat zij de principes van deze fiscale circulaire volgt.
Deze circulaire voorziet dat een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021) voor bureaukosten kan worden toegekend aan werknemers die structureel thuiswerken. Er is sprake van structureel thuiswerk indien een werknemer het equivalent van 1 werkdag per week thuis werkt. Deze maximale forfaitaire kantoorvergoeding moet niet geproratiseerd worden in geval van deeltijdse prestaties. Met andere woorden, aangezien Jan 2 halve werkdagen per week thuis werk, is het equivalent van 1 werkdag gerespecteerd en kan er een kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand aan hem worden toegekend.
Bovendien voorziet de circulaire uitdrukkelijk dat de werkgever op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden een onderscheid mag maken in de toegekende kantoorvergoeding voor zover de differentiatie er niet op gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat. Aangezien het management binnen de onderneming – waarvan Jan als HR Manager deel uitmaakt - meer kosten moet maken dan bijvoorbeeld de IT functies (waaronder Dirk), bijvoorbeeld omdat zij veel meer moeten printen om contracten op te stellen en te ondertekenen waardoor ze veel meer papier en inkt verbruiken, lijkt er een voldoende verantwoording aanwezig te zijn om Jan een hogere onkostenvergoeding toe te kennen.
Deze forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. In de circulaire worden verschillende voorbeelden gegeven, zoals het gebruik van een kantoorruimte, printer- en computermateriaal (dit betreft niet de printer of computer zelf, maar bijv. papier en inkt), kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, …).
De circulaire voorziet bovendien uitdrukkelijk dat een cumulatie met andere onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal mogelijk is in sommige gevallen. Zo voorziet de circulaire dat een forfaitaire kantoorvergoeding kan worden gecumuleerd met:
Een cumulatie van verschillende onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal is toegelaten op voorwaarde dat deze vergoedingen andere kosten dekken en redelijk zijn.
In dit kader heeft de FOD Financiën op 26 februari 2021 een fiscale circulaire gepubliceerd omtrent de tussenkomsten van de werkgever in geval van structureel thuiswerk (Circulaire 2021/C/20). De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid heeft in haar tussentijdse instructies aangegeven dat zij de principes van deze fiscale circulaire volgt.
Deze circulaire voorziet dat een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021) voor bureaukosten kan worden toegekend aan werknemers die structureel thuiswerken. Er is sprake van structureel thuiswerk indien een werknemer het equivalent van 1 werkdag per week thuis werkt. Deze maximale forfaitaire kantoorvergoeding moet niet geproratiseerd worden in geval van deeltijdse prestaties. Met andere woorden, aangezien Jan 2 halve werkdagen per week thuis werk, is het equivalent van 1 werkdag gerespecteerd en kan er een kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand aan hem worden toegekend.
Bovendien voorziet de circulaire uitdrukkelijk dat de werkgever op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden een onderscheid mag maken in de toegekende kantoorvergoeding voor zover de differentiatie er niet op gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat. Aangezien het management binnen de onderneming – waarvan Jan als HR Manager deel uitmaakt - meer kosten moet maken dan bijvoorbeeld de IT functies (waaronder Dirk), bijvoorbeeld omdat zij veel meer moeten printen om contracten op te stellen en te ondertekenen waardoor ze veel meer papier en inkt verbruiken, lijkt er een voldoende verantwoording aanwezig te zijn om Jan een hogere onkostenvergoeding toe te kennen.
Deze forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. In de circulaire worden verschillende voorbeelden gegeven, zoals het gebruik van een kantoorruimte, printer- en computermateriaal (dit betreft niet de printer of computer zelf, maar bijv. papier en inkt), kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, …).
De circulaire voorziet bovendien uitdrukkelijk dat een cumulatie met andere onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal mogelijk is in sommige gevallen. Zo voorziet de circulaire dat een forfaitaire kantoorvergoeding kan worden gecumuleerd met:
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
