Vraag van de maand

Vraag van de maand

Is een cumul van diverse vergoedingen voor de kosten verbonden aan telewerk toegelaten en kan een werkgever differentiëren naargelang de personeelscategorie?

1 april 2021

Jan werkt deeltijds 4 volledige werkdagen per week als HR-manager, waarvan hij 2 halve werkdagen van thuis werkt met zijn bedrijfslaptop. De werkgever kent Jan volgende onkostenvergoedingen toe om de kosten verbonden aan zijn telewerk te vergoeden:

  • een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand voor de bureaukosten;
  • een forfaitaire vergoeding van 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van zijn privé internetverbinding;
  • een forfaitaire vergoeding van 5 euro per maand voor het professioneel gebruik van zijn privé printer;
  • een eenmalige vergoeding van de aankoopprijs van zijn bureaustoel op basis van werkelijke bewijsstukken (onkostennota).

Zijn collega Dirk, ICT beheerder, krijgt echter een lagere kantoorvergoeding van 100 euro per maand, terwijl hij evenveel van thuis werkt. Kan de werkgever de bovenstaande onkostenvergoedingen toekennen aan Jan, terwijl Dirk een lagere kantoorvergoeding ontvangt?

 

 

Correct!

Een cumulatie van verschillende onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal is toegelaten op voorwaarde dat deze vergoedingen andere kosten dekken en redelijk zijn.

In dit kader heeft de FOD Financiën op 26 februari 2021 een fiscale circulaire gepubliceerd omtrent de tussenkomsten van de werkgever in geval van structureel thuiswerk (Circulaire 2021/C/20). De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid heeft in haar tussentijdse instructies aangegeven dat zij de principes van deze fiscale circulaire volgt.

Deze circulaire voorziet dat een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021) voor bureaukosten kan worden toegekend aan werknemers die structureel thuiswerken. Er is sprake van structureel thuiswerk indien een werknemer het equivalent van 1 werkdag per week thuis werkt. Deze maximale forfaitaire kantoorvergoeding moet niet geproratiseerd worden in geval van deeltijdse prestaties. Met andere woorden, aangezien Jan 2 halve werkdagen per week thuis werk, is het equivalent van 1 werkdag gerespecteerd en kan er een kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand aan hem worden toegekend.

Bovendien voorziet de circulaire uitdrukkelijk dat de werkgever op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden een onderscheid mag maken in de toegekende kantoorvergoeding voor zover de differentiatie er niet op gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat. Aangezien het management binnen de onderneming – waarvan Jan als HR Manager deel uitmaakt - meer kosten moet maken dan bijvoorbeeld de IT functies (waaronder Dirk), bijvoorbeeld omdat zij veel meer moeten printen om contracten op te stellen en te ondertekenen waardoor ze veel meer papier en inkt verbruiken, lijkt er een voldoende verantwoording aanwezig te zijn om Jan een hogere onkostenvergoeding toe te kennen. 

Deze forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. In de circulaire worden verschillende voorbeelden gegeven, zoals het gebruik van een kantoorruimte, printer- en computermateriaal (dit betreft niet de printer of computer zelf, maar bijv. papier en inkt), kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, …).  

De circulaire voorziet bovendien uitdrukkelijk dat een cumulatie met andere onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal mogelijk is in sommige gevallen. Zo voorziet de circulaire dat een forfaitaire kantoorvergoeding kan worden gecumuleerd met:

  • een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement, zoals dit bij Jan het geval is.
  • een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of een vergoeding van 5 euro per item (printer/scanner of tweede scherm) met een maximum van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner zonder privécomputer. Let op, deze vergoeding van maximum 10 euro per maand kan slechts gedurende 3 jaar worden toegekend, aangezien dit de normale gebruiksduur betreft voor randapparatuur. Aangezien Jan een bedrijfslaptop heeft, zal hij dus inderdaad een vergoeding van 5 euro per maand kunnen krijgen voor het professioneel gebruik van zijn eigen printer gedurende een periode van 3 jaar.
  • de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair of informaticamateriaal die gebaseerd is op werkelijke bewijsstukken en verband houdt met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werkgever kan ervoor kiezen om de terugbetaling in één keer te verrichten of ze te spreiden over een aantal jaren. Let op, indien de beroepsactiviteit of het thuiswerk echter zou worden beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van het meubilair of het materiaal, zal er op dat moment een voordeel van alle aard ontstaan indien de werknemer het meubilair mag houden en de reële restwaarde niet moet terugbetalen. In het geval van Jan heeft zijn werkgever hem de kost van zijn nieuwe bureaustoel in één keer terugbetaald en heeft Jan op dat ogenblik ook een overeenkomst ondertekend waarin bepaald is dat hij deze stoel moet teruggeven aan de werkgever indien het thuiswerk van Jan of zijn tewerkstelling een einde zou nemen binnen de 10 jaar (d.i. de normale gebruiksduur van een bureaustoel). Aldus zal er ook op dat moment geen voordeel van alle aard ontstaan.

Helaas foutief...

Een cumulatie van verschillende onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal is toegelaten op voorwaarde dat deze vergoedingen andere kosten dekken en redelijk zijn.

In dit kader heeft de FOD Financiën op 26 februari 2021 een fiscale circulaire gepubliceerd omtrent de tussenkomsten van de werkgever in geval van structureel thuiswerk (Circulaire 2021/C/20). De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid heeft in haar tussentijdse instructies aangegeven dat zij de principes van deze fiscale circulaire volgt.

Deze circulaire voorziet dat een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021) voor bureaukosten kan worden toegekend aan werknemers die structureel thuiswerken. Er is sprake van structureel thuiswerk indien een werknemer het equivalent van 1 werkdag per week thuis werkt. Deze maximale forfaitaire kantoorvergoeding moet niet geproratiseerd worden in geval van deeltijdse prestaties. Met andere woorden, aangezien Jan 2 halve werkdagen per week thuis werk, is het equivalent van 1 werkdag gerespecteerd en kan er een kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand aan hem worden toegekend.

Bovendien voorziet de circulaire uitdrukkelijk dat de werkgever op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden een onderscheid mag maken in de toegekende kantoorvergoeding voor zover de differentiatie er niet op gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat. Aangezien het management binnen de onderneming – waarvan Jan als HR Manager deel uitmaakt - meer kosten moet maken dan bijvoorbeeld de IT functies (waaronder Dirk), bijvoorbeeld omdat zij veel meer moeten printen om contracten op te stellen en te ondertekenen waardoor ze veel meer papier en inkt verbruiken, lijkt er een voldoende verantwoording aanwezig te zijn om Jan een hogere onkostenvergoeding toe te kennen. 

Deze forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. In de circulaire worden verschillende voorbeelden gegeven, zoals het gebruik van een kantoorruimte, printer- en computermateriaal (dit betreft niet de printer of computer zelf, maar bijv. papier en inkt), kantoorbenodigdheden en nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, …).  

De circulaire voorziet bovendien uitdrukkelijk dat een cumulatie met andere onkostenvergoedingen en zelfs de terugbetaling van kantoormeubilair of informaticamateriaal mogelijk is in sommige gevallen. Zo voorziet de circulaire dat een forfaitaire kantoorvergoeding kan worden gecumuleerd met:

  • een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement, zoals dit bij Jan het geval is.
  • een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of een vergoeding van 5 euro per item (printer/scanner of tweede scherm) met een maximum van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en printer/scanner zonder privécomputer. Let op, deze vergoeding van maximum 10 euro per maand kan slechts gedurende 3 jaar worden toegekend, aangezien dit de normale gebruiksduur betreft voor randapparatuur. Aangezien Jan een bedrijfslaptop heeft, zal hij dus inderdaad een vergoeding van 5 euro per maand kunnen krijgen voor het professioneel gebruik van zijn eigen printer gedurende een periode van 3 jaar.
  • de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair of informaticamateriaal die gebaseerd is op werkelijke bewijsstukken en verband houdt met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit op een normale wijze te kunnen uitvoeren. De werkgever kan ervoor kiezen om de terugbetaling in één keer te verrichten of ze te spreiden over een aantal jaren. Let op, indien de beroepsactiviteit of het thuiswerk echter zou worden beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van het meubilair of het materiaal, zal er op dat moment een voordeel van alle aard ontstaan indien de werknemer het meubilair mag houden en de reële restwaarde niet moet terugbetalen. In het geval van Jan heeft zijn werkgever hem de kost van zijn nieuwe bureaustoel in één keer terugbetaald en heeft Jan op dat ogenblik ook een overeenkomst ondertekend waarin bepaald is dat hij deze stoel moet teruggeven aan de werkgever indien het thuiswerk van Jan of zijn tewerkstelling een einde zou nemen binnen de 10 jaar (d.i. de normale gebruiksduur van een bureaustoel). Aldus zal er ook op dat moment geen voordeel van alle aard ontstaan.

Vragen? Wij helpen graag verder!