Connie Noonan Hadley, Organisatiepsychologe en docente Questrom School of Business (Boston)
Zorg er meteen voor dat teamleden zich vooral positieve verhalen herinneren
De beste kans om betekenisvolle relaties te onderhouden en op te bouwen, krijg je op teamniveau. Daar gebeurt het echte werk. Zingevende relaties met collega’s ontstaan en gedijen daar het best, zo stelt Connie Hadley.
We leerden Connie Noonan Hadley kennen via haar ideeën over het onderschatte probleem van eenzaamheid. Dat fenomeen is wellicht nog groter geworden sedert de gezondheidscrisis, maar het is altijd al wat onder de radar gebleven, zo argumenteert deze Amerikaanse organisatiepsychologe en docente (Questrom School of Business, Boston). Lees daarover het eerder verschenen artikel Hoe nefast zijn de moderne flexibele teams voor ons welzijn?) op de site van HRmagazine. We vroegen haar concrete tips voor teamleiders om zinvolle relaties een kans te geven.
Leg meteen een goede basis bij de vorming van het team, zo opent Connie Hadley. Tijdens de eerste interacties codeer je als het ware het basispatroon voor de manier van samenwerken. “Maak bij de lancering van een team tijd voor mensen om elkaar beter te leren kennen en waak erover dat er een zeker niveau van psychologische veiligheid kan groeien. Zo kan iedereen altijd oprecht spreken over hoe het werk gaat, maar ook over hoe het met hen gaat op een persoonlijk niveau voor zover ze dat nodig vinden. Zo leg je de basis om ook vergissingen te bespreken op een positieve manier, of om te zeggen dat het niet zo vlot gaat. Als dit een paar keer goed gaat, wordt dat het positieve model. Omgekeerd, als dit regelmatig gepaard gaat met negatieve commentaar of terechtwijzingen, dan hangt dat ook als een doem over het team. Zorg er dus meteen voor dat teamleden zich vooral positieve verhalen herinneren.”
Verder hou je beter de vinger aan de pols. De pulse surveys die tegenwoordig op veel plaatsen gebeuren aan de hand van een tool, lijken haar wel zinvol. Door teamleden uit te nodigen om een smiley aan te klikken, breng je toch minstens al tendensen aan de oppervlakte. Bovendien maakt dat expliciet dat er aandacht is voor welzijn. “Ja, sommigen zullen een beetje meewarig met de ogen rollen bij de polsslagmeting met de smileys,” beseft Hadley, “maar ik zag in ons onderzoek dat het toch hielp om er een alledaags gespreksthema van te maken binnen het team. Op die manier kan de teamleider de meer alledaagse problemen opmerken en bespreken. Meteen vermijd je wat velen die van op afstand werk nu ondervinden: werk is vooral een kwestie van productiviteit geworden, want al het leuke er omheen is weg. Het team moet er altijd op letten dat het werk gebeurt op een manier die ook vervullend en helend werkt. Maar dat gebeurt niet altijd spontaan en zeker niet als je vanop afstand werkt en de eerste die daar moet op letten is de teamleider.”
Hadley beseft ook dat de snelle polsslagmeting met de smileys na verloop van tijd routinematig kan worden en geen valide resultaten meer oplevert. Hadley ziet alternatieven in haar contacten. “Ik ken een organisatie die empathie-kaarten ontwikkelde als stimulans voor conversaties. Anderen maakten video’s. Er bestaat niet zoiets als een silver bullet, maar er zijn wel uiteenlopende effectieve instrumenten. Het belangrijkste is dat iedereen in het team aanvoelt dat men investeert in conversaties.”
Het blijft een voortdurende inspanning. Zeker in de moderne teams die dikwijls wisselen van samenstelling. “Vandaar mijn idee om op een of andere manier een home team te bepalen,” zo suggereert Hadley. “Dit is het team waarin ze meer hun volledige zelf zijn, al eens meer een grapje maken, wat meer persoonlijke zaken bespreken die hun werk beïnvloeden, … In de niet-home teams gaat het er wat pragmatischer aan toe. We moeten niet onderschatten hoe makkelijk medewerkers het verschil aanvoelen. En dat is oké.” Zolang er ook maar dat home team is.
Wie na de crisis terugkeert naar het kantoor, zal dat liever niet meer heel de tijd doen en verwacht dat het ook de moeite loont. Connie Hadley: “Zorg ervoor dat je de kantoortijd koestert als heel kostbaar. Gebruik die bewust voor de juiste dingen. Aandacht voor relaties zal daar zeker bij horen. Ik kan me voorstellen dat je bij de opstart van een team iedereen on-site hebt. Gebruik de aanwezigheid van iedereen om iets méér te doen dan snel snel door een agenda te fietsen. Voorzie de tijd om elkaar te leren kennen.”
Een tweede structuurelement kan het vieren van successen zijn. “Ook die zijn waardevoller als medewerkers dat samen doen in elkaars fysieke aanwezigheid. Gebruik elke kans”, zo beveelt Connie Hadley aan, “want die zijn belangrijk om positieve connecties te creëren. Goed werk erkennen, wordt een prioriteit.”
Grijp ook andere aanleidingen aan voor ‘relationele synergieën’, zoals bijvoorbeeld bewust samen een leerervaring beleven. Kortom, alles wat interpersoonlijke verhoudingen versterkt. Denk na over informele zingevingsmomenten die je kunt inbouwen. “Ik herinner me uit mijn tijd toen ik nog als consultant werkte, dat ik mijn team wat beter leerde kennen tijdens onze ritten samen van de luchthaven naar het hotel. Degelijke momenten hebben een groot voordeel ten opzichte van klassieke teambuildingactiviteiten off-site, met die laatste slagen ze er niet altijd in om het gecreëerde gevoel over te brengen naar de werksituatie.” Hadley suggereert om korte ervaringsmomenten te verweven met de werksituatie. “Je kunt het hebben over de kennisbasis nodig voor een project met tussendoor zaken over de individuen in het team, wie ze zijn, hoe ze graag werken, …”
Ze bepleit een benadering die zit tussen enerzijds pragmatisch tactisch teamwerk en anderzijds echte teambuildingactiviteit. Connie Hadley doet dat alvast in de eigen praktijk als docente voor studenten die werken en ’s avonds een mba volgen. “Toen we vorig jaar virtueel moesten gaan, stelde zich een probleem.” Studenten volgen die mba ook voor hun netwerk en voor de contacten over sectoren heen. “Ik installeerde een paar community builder-teams. Maar na een paar weken virtueel kwam toch de vraag van studenten naar koffiebreaks. Ze misten de babbels voor de les, na de les samen naar de lift stappen, ... Om niet te veel lestijd te verliezen, organiseerde ik in bijna elke groep een chitchat-breakoutroom in Zoom. Ik gooi ze in groepjes van twee, drie en vraag hen om vooral niet over de les te spreken. Ik verwachtte er aanvankelijk niet zoveel van”, zo geeft Hadley toe, “maar mijn studenten zijn er dol op. Ze verwijzen er ook expliciet naar in hun feedback over de cursus.” Tegenover de veelbesproken en blijkbaar zo sterk gemiste koffiepauzes, hebben chitchatrooms het voordeel dat iedereen ze doet op hetzelfde moment. “De traditionele koffiepauze is eerder toevallig; je weet niet tegen wie je aanloopt als je even koffie haalt.” Hadley beveelt ook eerder aan om korte pauzes in te bouwen in het leven van een team op regelmatige basis.
Verdoe jij ook te veel tijd met het opvolgen van alle nieuwtjes in je feed? No worries, wij verzamelen alles wat nieuw is in de hr-wereld. Al die nieuwtjes komen wekelijks in jouw mailbox terecht.
