Un nouveau système d’information RH, levier d’une culture globale

5 novembre 2020
Texte
Gert Verlinden
Un nouveau système d’information RH, levier d’une culture globale

Allnex est un producteur mondial de résines de revêtements. La mise en œuvre d’un nouveau système d’information RH a favorisé l’intégration des nombreuses sociétés rachetées par le groupe. «Sélectionnez un programme qui correspond à votre stratégie», recommande Petra Zimmer, DRH de l’entreprise. «Et ne sous-estimez pas le rôle de l’équipe RH dans le changement.»

4.000 salariés répartis dans 38 sites: le groupe Allnex, dont le siège est établi à Francfort, est le fruit d’une série de fusions et d’acquisitions. Avec, inévitablement, tout un éventail de systèmes et de processus. Une stratégie RH globale exige un système d’information (HR Information System — HRIS) unifié. Allnex a choisi SuccessFactors.

Organigramme mondial

«Le nouveau système HRIS est la pierre d’angle de l’intégration de notre groupe», assure Petra Zimmer, DRH. «Il était en effet important pour nous de donner une structure globale à notre organisation.» Allnex a donc pu harmoniser ses processus et ses systèmes à travers le monde. L’entreprise en a retiré des gains d’efficacité, une meilleure disponibilité des données (qui sont actualisées) et des tableaux de bord RH en ligne. La vitesse à laquelle l’information est mise à la disposition des managers a énormément augmenté. Les données sont générées automatiquement pour être intégrées dans les KPI que l’on veut analyser. Toute la procédure est très conviviale. La collecte manuelle des chiffres par le département RH appartient au passé.

Résistance

Dans le cadre d’un vaste programme de gestion du changement, Allnex a investi dans des actions de communication et des webinaires pour modérer la résistance des utilisateurs. «Les managers craignaient que nous ne reportions la charge de la transformation sur leurs épaules», explique Petra Zimmer. «Et les salaries ne se sentaient pas à l’aise avec le module de self-service qui leur est destiné.» En réalité, pour le groupe, c’est l’employé qui doit être au centre de ses opérations. SuccessFactors répond à cette exigence parce que le programme est construit autour des besoins des salariés et des managers.

Petra Zimmer conseille de consacrer suffisamment de temps à la trajectoire totale, de l’analyse à l’implémentation. «C’est une vraie odyssée», dit-elle. Ceux qui travaillent dans les bureau suivent une formation en ligne pour apprendre à maîtriser les modules nécessaires. Les ouvriers peuvent se tourner vers des kiosques locaux pour actualiser leurs données personnelles et charger des documents.

Un nouveau rôle pour la GRH

L’un des objectifs était d’alléger le travail administratif RH: la réussite est complète à cet égard. En parallèle avec le processus d’implémentation, Allnex a donné une nouvelle dimension au rôle de la GRH. Des HR Business Partners globaux ont repris une partie de la gestion des ressources humaines, qui était essentiellement locale. «Ces spécialistes ont maintenant une responsabilité d’ensemble par fonction, dans le domaine de la gestion des talents par exemple. Nous travaillons dans une structure matricielle», précise Petra Zimmer. Cette approche augmente la valeur ajoutée de l’équipe pour ses clients internes.

Un exemple: le module de la gestion de la performance a été déployé au niveau mondial. Les HR Business Partners ont organisé des sessions internationales de calibration avec leurs clients internes pour examiner les scores d’évaluation et les replacer dans une perspective plus large.

En tandem

Allnex a opté pour Flexso For People comme partenaire dans le processus d’intégration de SuccessFactors. Allnex connaît les processus d’entreprise, Flexso For People maîtrise le logiciel et les meilleures pratiques. Ce qui fournit une base de travail efficace. Les consultants ont persuadé Allnex de maintenir son projet dans des limites: il fallait qu’il reste simple et léger. «Nous avons pu progresser plus rapidement et nous avons conservé notre agilité. Automatiser chaque exception des processus apporte peu de valeur ajoutée. Concentrez-vous sur l’essentiel.»

3 leçons

1. Impliquez vos meilleurs collaborateurs dans le projet. Veillez à disposer d’une main-d’œuvre suffisante et prévoyez éventuellement des expertises complémentaires pour le projet. Chez Allnex, l’implémentation a représenté une surcharge importante pour l’équipe RH qui devait s’en occuper en plus de ses taches quotidiennes.

2. Commencez à temps la conversion des données. Introduire toutes les informations dans le système est complexe et exige beaucoup de temps. Allnex a opté pour un historique des données de trois ans.

3. Préparez-vous bien: l’engagement du leadership, la clarté des objectifs et des priorités, le réalisme de la planification sont indispensables.