Jan travaille à temps partiel 4 jours ouvrables complets par semaine en tant que responsable RH, dont 2 demi-journées à domicile en utilisant l'ordinateur portable de la société. L'employeur accorde à Jan les indemnités de frais suivantes pour rembourser les coûts liés à son télétravail :
En revanche, son collègue Dirk, administrateur ICT, reçoit une indemnité de bureau inférieure de 100 euros par mois, alors qu'il travaille autant à domicile. L'employeur peut-il accorder les indemnités de frais ci-dessus à Jan, alors que Dirk reçoit une indemnité de bureau inférieure ?
Le cumul de différentes indemnités de frais et même le remboursement de mobilier de bureau ou de matériel informatique sont autorisés à condition que ces indemnités couvrent d'autres frais et soient raisonnables.
Dans ce contexte, le SPF Finances a publié le 26 février 2021 une circulaire fiscale concernant les interventions de l'employeur en cas de télétravail structurel (Circulaire 2021/C/20). L'Office national de sécurité sociale a indiqué dans ses instructions intermédiaires qu'il applique également les principes de cette circulaire fiscale.
La circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021) pour les frais de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle. Le télétravail est structurel dans le cas où le travailleur travaille l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine à son domicile. Cette indemnité forfaitaire maximale de bureau ne doit pas être proratisée en cas de travail à temps partiel. En d'autres termes, puisque Jan travaille 2 demi-journées par semaine à son domicile, l'équivalent d'une journée de travail est respecté et une indemnité de bureau de 129,48 euros par mois peut lui être octroyé.
En outre, la circulaire prévoit expressément que l'employeur peut faire une distinction quant à l’indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait, pour autant que cette différenciation ne vise pas à accorder une indemnité de frais plus élevée à un membre du personnel spécifique sans qu’il n’existe une justification suffisante. Ainsi, puisque la direction de l'entreprise - dont Jan fait partie en tant que responsable RH - doit supporter plus de coûts que, par exemple, les fonctions informatiques (dont Dirk), car ils doivent imprimer beaucoup plus pour rédiger et signer des contrats, consommant beaucoup plus de papier et d'encre, il semble y avoir une justification suffisante pour accorder à Jan une indemnité de frais plus élevée.
Cette indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés pour exercer l'activité professionnelle de manière normale. La circulaire donne plusieurs exemples, comme l’usage d'un espace de bureau, de fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier et l’encre), les fournitures de bureau et les fournitures de base (eau, électricité,…).
En outre, la circulaire indique explicitement qu'un cumul avec d'autres indemnités de frais et même le remboursement du mobilier de bureau ou du matériel informatique est possible dans certains cas. Ainsi, la circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau peut être cumulée avec :
Le cumul de différentes indemnités de frais et même le remboursement de mobilier de bureau ou de matériel informatique sont autorisés à condition que ces indemnités couvrent d'autres frais et soient raisonnables.
Dans ce contexte, le SPF Finances a publié le 26 février 2021 une circulaire fiscale concernant les interventions de l'employeur en cas de télétravail structurel (Circulaire 2021/C/20). L'Office national de sécurité sociale a indiqué dans ses instructions intermédiaires qu'il applique également les principes de cette circulaire fiscale.
La circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximal de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois pour les mois d'avril, mai et juin 2021) pour les frais de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle. Le télétravail est structurel dans le cas où le travailleur travaille l’équivalent d’un jour ouvrable par semaine à son domicile. Cette indemnité forfaitaire maximale de bureau ne doit pas être proratisée en cas de travail à temps partiel. En d'autres termes, puisque Jan travaille 2 demi-journées par semaine à son domicile, l'équivalent d'une journée de travail est respecté et une indemnité de bureau de 129,48 euros par mois peut lui être octroyé.
En outre, la circulaire prévoit expressément que l'employeur peut faire une distinction quant à l’indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait, pour autant que cette différenciation ne vise pas à accorder une indemnité de frais plus élevée à un membre du personnel spécifique sans qu’il n’existe une justification suffisante. Ainsi, puisque la direction de l'entreprise - dont Jan fait partie en tant que responsable RH - doit supporter plus de coûts que, par exemple, les fonctions informatiques (dont Dirk), car ils doivent imprimer beaucoup plus pour rédiger et signer des contrats, consommant beaucoup plus de papier et d'encre, il semble y avoir une justification suffisante pour accorder à Jan une indemnité de frais plus élevée.
Cette indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés pour exercer l'activité professionnelle de manière normale. La circulaire donne plusieurs exemples, comme l’usage d'un espace de bureau, de fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier et l’encre), les fournitures de bureau et les fournitures de base (eau, électricité,…).
En outre, la circulaire indique explicitement qu'un cumul avec d'autres indemnités de frais et même le remboursement du mobilier de bureau ou du matériel informatique est possible dans certains cas. Ainsi, la circulaire prévoit qu'une indemnité forfaitaire de bureau peut être cumulée avec :
